Управление недвижимостью - особенности организации учета для целей управления

Управление недвижимостью в последние годы стало одной из наиболее активно развивающихся отраслей экономики. В этот сегмент пришло большое количество новых игроков, инвесторов. Появились крупные компании, специализирующиеся на строительстве и эксплуатации коммерческой недвижимости, для которых предоставление коммерческих площадей в аренду и организация сопутствующих услуг является основным видом деятельности.

Текущее состояние рынка таково, что для любого участника становится актуальной проблема создания экономически эффективной системы управления. Российские стандарты бухгалтерского учета, а также типовые программные продукты бухгалтерского учета позволяют вести достаточно качественный аналитический учет производственной и торговой деятельности, но при попытке организовать с их помощью учет услуг, пользователи сталкиваются с отсутствием нужных аналитических разрезов, как для учета доходов, так и для правильного учета расходов и формирования себестоимости оказываемых услуг. Так называемый «котловой» метод учета, который бухгалтерия традиционно применяет при учете услуг, не предоставляет управленцам нужной информации. В большинстве случаев с помощью бухгалтерии можно получить лишь 4 разреза деятельности девелопера:

• Общий объем получаемых доходов от аренды;
• Общий объем расходов, понесенных компанией (при этом, если аренда является не единственным направлением деятельности, то получить информацию о расходах именно по аренде практически невозможно);
• Дебиторскую задолженность в разрезе контрагентов и договоров;
• Общий объем денежных поступлений по контрагентам, заключившим договора аренды.

Но для качественного учета, контроля и развития девелоперам необходимо значительно больше информации, которую и призван аккумулировать управленческий учет. Рассмотрим подробнее систему организации бюджетирования и управленческого учета в девелоперской компании, для которой:

• Управление недвижимостью является основным видом деятельности;
• Кроме собственно сдачи помещений в аренду, компания-девелопер предоставляет своим арендаторам сопутствующие услуги (связь, охрана, уборка, размещение рекламы);
• Компания-девелопер имеет несколько объектов недвижимости в управлении;
• Для создания и автоматизации системы бюджетирования и управленческого учета используется программный продукт "ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент".

Построение структуры центров финансовой ответственности (ЦФО)

Первым этапом работы по организации управленческого учета является выделение центров финансовой ответственности и формирование финансовой структуры компании. Для компании-девелопера существует как минимум два варианта создания финансовой структуры. Традиционно финансовую структуру формируют, опираясь на доходы, которые порождает деятельность. С одной стороны, доходы формируются по функциональному принципу: собственно от услуг аренды, от услуг связи, от рекламных, охранных и клининговых услуг; с другой стороны – их порождает отдельно каждый объект недвижимости. При этом прямые расходы также могут быть сформированы и учтены как по функциям, так и в разрезе каждого объекта. Таким образом, можно сформировать два типа финансовых структур:

Выбор типа финансовой структуры

Объектная финансовая структура получается более простой, кроме того, проще определить персональную ответственность менеджеров за центры финансовой ответственности. Но для контроля над видами деятельности необходимо будет предусмотреть сквозную аналитику "Вид деятельности". Это позволит получать отёты о прибылях и убытках в разрезе отдельных видов деятельности: аренда, связь, охрана и пр. К недостаткам данного типа финансовой структуры можно отнести усложение учета выплат в разрезе объектов. Связано это с тем, что поставщики услуг, как правило, выставляют счета и принимают платежи в целом от контрагента - юридического лица, а собственно учет расходов формирется пообъектно (по показаниям счетчиков учета, трафику, предоставленному на конкретный номер и т.д.). Выбрав второй вариант формирования финансовой структуры, компания сможет осуществлять прямой учет расходов, а учет платежей необходимо будет организовывать через служебный центр финансовой ответственности (назвав его, например, ЦФО "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"), с которого затем распределять по аналитикам нужных ЦФО, пропорционально начисленным расходам.

Функциональная финансовая структура позволяет удобно планировать и учитывать как доходы и расходы, так и движение денежных средств (поступления и выплаты). Но она имеет свои недостатки:

• Весьма громоздка;
• Создает сложности при выборе ответственных лиц за ЦФО (чаще всего связано со значительными несоответствиями между финансовой и организационной структурами);
• Планирование и выполнение планов по сопутствующим видам деятельности возможно только в прямой увязке с оснвоной деятельностью - сдачей в аренду. Таким образом, центры маржинального дохода «Связь», «Охрана» и другие, можно назвать таковыми с достаточной долей условности.

Задачи управления девелоперской компании

Учёт взаимоотношений, возникающих между арендодателем и арендатором в процессе имущественного найма объектов недвижимости, должен реализовать полный цикл расчетов с арендаторами и обеспечить решение задач бухгалтерского, юридического и административного учета. Правильно построенная автоматизированная система учёта позволяет:

• Вести учет заключения и расторжения договоров аренды как в разрезе различных видов помещений (торговых, офисных, производственных, складских), так и в разрезе отдельных учетных единиц. При этом стоит оговориться, что весь набор неделимых объектов сформируют материальную номенклатуру, которая будет отличаться от номенклатуры оказываемых услуг. Оценка материальной номенклатуры должна вестись как в стоимостном, так и в натуральном выражении. И в отличие от других видов материальных номенклатур (товаров, готовой продукции), номенклатура помещений, телефонных номеров будет практически не расходуемой. Продаваясь из месяца в месяц, она не будет уменьшаться в остатке. Этот принцип слабо реализован в стандартных бухгалтерских программах, что и делает их неприменимыми для аналитического учета в девелоперской деятельности;
• Вести расчет аренды как по фиксированной ставке для помещения в целом, так и по ставке за произвольную физическую характеристику помещения, например, по ставке за квадратный или кубический метр. Таким образом, если мы сформируем материальную номенклатуру в разрезе отдельных помещений, то у каждой единицы номенклатуры появятся ее характеристики: размер, цена за единицу и категория помещения (класс), а также тип помещения (офис, склад и т.д.). Применение характеристик (иначе их еще называют дополнительные свойства), как раз и позволяет вести учет в различных аналитических плоскостях;
• Вести многовалютный расчет и начисление аренды с произвольным заданием периода и сроков, автоматизированное формирование и печать документов на оплату. Главной характеристикой услуги аренды, напрямую формирующей стоимость, является ее продолжительность. Таким образом, у материальной номенклатуры появляются еще характеристики, характеризующие сроки  ее использования в качестве объекта получения дохода. Другой вариант получения информации – это задание таких характеристик для договоров контрагентов. Затем задание непосредственной связки «Помещение» - «Контрагент», и получение характеристики о сроках использования помещения для получения дохода через эту связь. Срок использования помещений можно получить, организовав в системе учет актов передачи и возврата помещений;
• Вести учет расходов на произвольно задаваемые дополнительные услуги, к примеру:
  • Городской телефон, междугородние услуги связи, доступ в Интернет;
  • Охрана;
  • Уборка и вывоз мусора;
  • Коммунальные услуги (электроснабжение, отопление, кондиционирование, водопровод и канализация);
  • Благоустройство и уборка территории;
  • Реклама;
  • Ремонт и техническое обслуживание, и пр.;
• Форрмировать отчеты по договорам аренды, арендаторам, начислению и погашению арендной платы, поступлению денежных средств, свободным площадям, площадям, находящимся на реконструкции. Чтобы сформировать отчетность в разрезе видов использования площадей (сданы в аренду, свободны, на реконструкции), необходимо либо организовать учет единиц материальной номенклатуры на разных субсчетах, либо задать вид использования площадей в качестве дополнительного свойства, при этом учесть историю изменений этой характеристики.

Проанализировав вышеперечисленные требования, можно сделать выводы о тех аналитиках, которые будут использоваться при организации учета девелоперских услуг:

• Материальная номенклатурная единица с характеристиками: размер, класс, тип помещения, цена за единицу размера, вид использования помещения, контрагент;
• Контрагент-арендатор с характеристиками: договор, дата заключения и дата расторжения, номенклатура оказываемых услуг, материальная номенклатурная единица, график расчетов;
• Номенклатура оказываемых услуг с характеристиками: цена, материальная номенклатурная единица, контрагент, которому оказываются услуги.

Часть из этих характеристик может быть выведена на субсчета управленческого плана счетов, а другая – использоваться в качестве субконто. С технической точки зрения удобно выводить на субсчета такие характеристики, как "Класс помещений", "Вид использования", "Тип помещения", "Номенклатура оказываемых услуг" (если при этом используется объектный способ создания финансовой структуры).

После формирования финансовой структуры и определения аналитических разрезов учета и отчетности происходит разработка бюджетной структуры, наполнение её функциональными бюджетами. Помимо традиционных бюджетов продаж (оказания услуг), бюджетов прямых расходов, у компаний-девелоперов появляются и свои специфические бюджеты. Наиболее важными из них становятся Бюджет капитальных ремонтов и Бюджет текущих ремонтов. Их важность определяется тем, что они оба могут составлять значительную долю текущих затрат и инвестиций компании. Проведение ремонта вызывает необходимость перевести помещения на какое-то время из категории сдаваемых в категорию находящихся на реконструкции, что соответственно, уменьшит на это время доходы компании. С другой стороны, проведение ремонта позволяет повысить класс помещения и со временем увеличить доходы компании от его использования.

Еще одной особенностью функционирования системы учета в девелоперской компании является необходимость периодически (один раз в месяц или квартал) создавать большое количество однотипных документов (актов, счетов-фактур и счетов на оплату). При их создании должны учитываться не только количественные и ценовые параметры, но и временные, что невозможно сделать в обычной программе бухгалтерского учета. При автоматизации управленческого учета с помощью программного продукта "ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент" была создана следующая система:

1. В управленческом контуре были созданы специальные справочники номенклатур помещений, телефонных номеров, IP-адресов с теми дополнительными свойствами, которые были рассмотрены выше;
2. При заключении договоров аренды, связи и других была настроена связка между контрагентом (стандартный справочник в "1С: Бухгалтерии") и элементом материальной номенклатуры;
3. Для договоров контрагентов (также стандартный справочник в продуктах фирмы 1С) были заданы дополнительные свойства «Дата заключения договора» и «Дата расторжения договора»;
4. Были созданы документы с указанием всех номенклатурных единиц (помещения, номера телефонов, IP-адреса), в которые в зависимости от периода создания автоматически добавлялись связанные с номенклатурными единицами контрагенты и сроки пользования. При проведении документа в бухгалтерский контур транслировались составленные акты, счета-фактуры и счета на оплату;
5. После визуальной проверки бухгалтер делал операцию группового проведения документов;
6. Информация о поступивших денежных средствах заносилась в бухгалтерский контур с одновременной автоматической трансляцией в управленческий контур.

В результате такой настройки взаимодействия бухгалтерского и управленческого контуров компания получила следующие эффекты:

• Управленцы стали быстро получать данные в необходимых им аналитических разрезах;
• Удалось избавиться от ошибок в расчетах с контрагентами-арендаторами и снизить временные затраты бухгалтерии по созданию учетных документов;
• Повысилась оперативность данных о расчетах с арендаторами, что привело к сокращению объёмов просроченной задолженности;

При создании автоматизированной системы Заказчик поставил задачу - реализовать полный цикл управления финансами, включающий, помимо управленческого учёта, и систему бюджетирования (планирования). Были спроектированы и настроены следующие связанные бюджеты:

1. Бюджет помещений, сдаваемых в аренду (натуральные показатели - площадь, виды помещений) – Бюджет доходов – Бюджет поступлений;
2. Бюджет дополнительных услуг, оказываемых арендаторам (натуральные показатели - площадь уборки, объём интернет-трафика и пр.) – Бюджет доходов – Бюджет поступлений;
3. Бюджет прямых расходов по содержанию помещений – Бюджет расходов – Бюджет выплат;
4. Бюджет прямых расходов по дополнительным расходам (связь, реклама, уборка и пр.) – Бюджет расходов – Бюджет выплат;
5. Бюджет трудозатрат (собственные силы, человеко-часы) – Бюджет расходов – Бюджет выплат;
6. Бюджет текущих ремонтов – Бюджет расходов – Бюджет выплат;
7. Бюджет капитальных ремонтов (инвестиционный бюджет) – Бюджет выплат;
8. Бюджет приобретения основных средств (инвестиционный бюджет) – Бюджет выплат;
9. Прочие бюджеты (прочие доходы-расходы, административные и коммерческие расходы, ДДС по финансовой деятельности и пр.).

Для формирования бюджетов в системе "ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент" были настроены документы для ввода плановой информации (проформы). Помимо этого, были настроены проформы для ввода фактической информации управленческого характера - выполнение ремонтов по физобъёмам, перевод помещений по категориям (готовые к сдаче - сданные - под ремонтом и пр.).

Автор публикации -
ведущий консультант Наталья Панова

05 февраля 2010 г.