Описание конфигурации "1С: Управление производственным предприятием 8"

Типовая конфигурация "1С: Управление производственным предприятием 8" (УПП) занимает особое место среди программных продуктов "1С: Предприятие 8", поскольку является комплексным решением, отвечающим основным требованиям к управлению и учету на производственном предприятии.

Для кого предназначена конфигурация "1С: Управление производственным предприятием 8"?

• Руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса — предоставляются возможности для анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании с целью повышения ее эффективности и конкурентоспособности;
• Руководителям  подразделений,   менеджерам  и  сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства — инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;
• Работникам учетных служб предприятия - средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

Какие предприятия могут использовать "1С: Управление производственным предприятием 8"?

Конфигурация разрабатывалась с учётом применения на любых промышленных предприятиях. В то же время, имеются специализированные решения, базирующиеся на 1С: УПП и отражающие специфику различных отраслей промышленности, например, конфигурация 1С: Управление строительной организацией.

Виды учета в 1С: УПП

Методология системы определяет категории учета, для которых разработаны механизмы автоматизации в конфигурации:

• Управленческий учет и планирование;
• Регламентированный учет;
• Учет по МСФО.

Управленческий учет и планирование строится по правилам, разработанным внутри предприятия, и служат для получения данных необходимых для управления бизнес процессами на предприятии. Управленческий учет - это фактически система информационной поддержки управления. Он отличается от регламентированного учета, прежде всего тем, что его данные в большей степени предназначены для внутреннего использования. Его основная цель - помочь руководителю принимать правильные решения, поэтому отчеты, составленные для целей управленческого учета, должны быть как можно более полными.
Пользователями управленческой отчетности при определенных условиях могут быть и внешние заинтересованные стороны: партнеры по бизнесу, инвесторы.

Важно отметить, что для предприятий холдинговой структуры в конфигурации ведется сквозной управленческий учет по всем организациям, входящим в холдинг. Другими словами, предприятие выступает как единое целое с точки зрения задач управления.

При разработке управленческого учета в конфигурации был использован опыт автоматизации российских предприятий, а также учтены основные мировые стандарты и методики управления предприятиями.

Принципы ведения регламентированного учета во многом определяются законодательно. К регламентированному учету можно отнести налоговый, бухгалтерский учет. Правила ведения такого учета, требования к структуре данных, требования к правилам формирования отчетности, требования к содержанию и формату отчетности являются общими для всех предприятий. Правила ведения учета фиксируются учетной политикой предприятия. Для регламентированных видов учета характерно требование предоставлять внешнюю отчетность в контролирующие органы, сформированную определенным образом. Регламентированный учет ведется раздельно для каждой организации, входящей в предприятие. Данные регламентированного учета строятся на основе имеющейся в компании и документально подтвержденной информации, т.е. тех же первичных документов, которые лежат в основе управленческого учета. Таким образом, в компании осуществляется двойной контроль над первичной документацией.

Требования к отчетности по МСФО также регламентированы: определены принципы ведения учета, принципы получения данных для отчетности, содержание отчетности. При этом формат предоставления каждого отчета с учетом общих правил построения определяется организацией самостоятельно. Например, формат может быть определен для предприятия его материнской компанией. Отчетность по МСФО строится как для каждой организации, входящей в предприятие, так и консолидированно по предприятию в целом.

Требования к оперативности учета

В системе все механизмы автоматизации условно можно разделить на два больших класса:

• Механизмы   для   поддержания   операционной   деятельности предприятия;
• Механизмы для ведения неоперативного учета.

В оперативный блок выделены все механизмы, составляющие операционную деятельность предприятия. С этой точки зрения по каждой хозяйственной операции фиксируются только те данные, которые известны по ней на момент ее появления, т.е. оперативные данные. Такие данные регистрируются в системе первичными учетными документами. Иногда операции в оперативном блоке могут не иметь документального подтверждения, т.е. не иметь бумажного варианта документа-основания. Например, в системе можно учитывать поставки товаров только в количественном выражении с оформлением складских приходных ордеров, анализировать остаток денежных средств с учетом неподтвержденных поступлений и неподтвержденных расходов средств.

Требование к оперативности диктуется со стороны всех видов учета. Например, в режиме реального времени в налоговом учете необходимо учитывать товары в разрезе ГТД, в бухгалтерском учете оперативно видеть данные по задолженности, остатки и обороты по денежным средствам, в управленческом учете видеть актуальное состояние взаиморасчетов, остатков материальных ценностей на складах, в бюджетировании оперативно контролировать исполнение бюджетов. Поэтому в каждом виде учета можно выделить участки, принадлежащие к операционной деятельности.

Помимо требований оперативного учета данных, к блоку операционной деятельности предъявляются требования оперативного контроля. При записи таких операций анализируется корректность данных регистрируемых в первичных учетных документах, правильность ее оформления. Например, при регистрации операций расходования наличных средств из кассы организации системой оперативно анализируется возможность превышения суммой наличных средств имеющегося в кассе остатка, при формировании заявки на расходование денежных средств анализируется соответствие данных операции параметрам контроля, установленным в подсистеме бюджетирования.

Дальше каждая хозяйственная операция может получить свое отражение в неоперативном управленческом, бухгалтерском, налоговом учете. Это могут быть операции, регистрация которых не критична по времени, либо операции, уточняющие информацию из оперативного блока. В них уже невозможна отмена или изменение исходных данных, возможно только указание способа ее интерпретации в учете. Таким образом, для неоперативного учета могут использоваться как данные оперативного блока, так и данные самих первичных учетных документов. Организация такого документооборота позволяет единожды вводить информацию о факте свершения хозяйственной операции, а затем только дополнять ее информацией, характерной для каждого вида учета.

Помимо этого в каждом виде учета можно регистрировать первичные документы, которые не отражаются в оперативном блоке. Как правило, это относится к операциям, которые уточняют детализацию по какому-либо учету. Данные таких документов не требуют оперативного контроля, не влияют на оперативное принятие решений. Например, отдельным первичным документом можно зафиксировать распределение уже понесенных затрат на выпущенную продукцию для задач расчета себестоимости.

Все документы, которые фиксируют данные по хозяйственной операции, делятся на две категории. Большая часть документов содержит информацию о хозяйственной операции достаточную для отражения этой операции и в управленческом, и в регламентированном учете. В форме документов можно установить признак необходимости проведения хозяйственной операции по видам учетов. В случае, если хозяйственная операция, зафиксированная документом, должна отражаться по нескольким видам учета, ответственные за свои направления работ по каждому виду учета могут:

• Последовательно заполнять данные в одном документе, установив у него признак принадлежности и к управленческому и к регламентированному учету;
• Ввести один документ с признаком принадлежности только к управленческому учету, а затем ввести либо дополнительно, либо на его основании документ с признаком принадлежности только к регламентированному учету.

Управленческий учет и планирование

Для управленческого учета в системе разработан ряд регистров с необходимым уровнем детализации для хранения и анализа управленческой информации. Система управленческих регистров предназначена, в основном, для ведения корпоративного управленческого учета, используется для получения достоверной картины бизнеса.

Требования к управленческому учету в большей степени определяются самим предприятием и могут безболезненно меняться, не затрагивая механизмы для ведения бухгалтерского учета, налогового, МСФО. Для управленческого учета не требуется ведение внешней отчетности, основные пользователи управленческой информации - это работники самого предприятия. Управленческий учет может вестись в корпоративной валюте, отличающейся от валюты регламентированного учета.

Система планирования также определяется корпоративными стандартами предприятия Системы планирования и управленческого учета сильно взаимосвязаны, так как только вместе они позволяют предоставить хороший механизм для управления, предоставить данные план-фактного и факторного анализа для выработки корректирующих воздействий.

Бухгалтерский и налоговый учет (общие механизмы)

Задачи бухгалтерского учета в конфигурации:

• Предоставление данных для автоматического формирования бухгалтерской отчетности;
• Ведение учета с соблюдением требований положений по бухгалтерскому учету;
• Отражение в учете хозяйственных операций в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению.

Задачи налогового учета (по налогу на прибыль) в конфигурации:

• Автоматическое заполнение Декларации по налогу на прибыль организаций;
• Ведение аналитических регистров налогового учета.

При организации бухгалтерского и налогового учета, регламентированного законодательством и положениями по бухгалтерскому учету, были учтены и реализованы следующие требования:

• Независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;
• Сопоставимость  данных  управленческого,   бухгалтерского  и налогового учета;
• Совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Бухгалтерский и налоговый учет ведутся в конфигурации независимо друг от друга. Хозяйственные операции отражаются параллельно в бухгалтерском и налоговом учете - сервисные средства конфигурации в большинстве случаев избавляют пользователя от необходимости описывать операцию отдельно для каждого вида учета. Исключение составляют случаи, когда каждый из учетов имеет свою специфику ведения или особенности детализации раскрытия информации. Во всех документах, отражающих хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете, предусмотрено, что для целей налогового учета данные могут быть введены и отражены в учете позднее.

Для возможности сопоставления данных бухгалтерского и налогового учета методики учета и механизмы хранения информации максимально приближены друг к другу. Основой ведения бухгалтерского и налогового учета являются планы счетов, отдельные для каждого вида учета, но использующие легко сопоставимые счета. Такой подход существенно облегчает выполнение требований ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль».

Организация партионного учета обеспечивает независимость способов оценки материально-производственных запасов при списании (FIFO, LIFO, «по средней»). Сами способы оценки являются элементами учетной политики и указываются раздельно для целей бухгалтерского и налогового учета.

Механизмы партионного учета и учета производственных затрат реализованы вне плана счетов с помощью отдельных регистров учета. Результаты хозяйственных операций в течение месяца и регламентированных операций по окончанию месяца отражаются в виде проводок, суммы которых определяются по данным первичных документов или этих регистров учета. Такой подход позволяет обеспечить расчет любой сложности с учетом специфики каждого из учетов, не теряя при этом сопоставимости данных и не нагружая излишне план счетов.

Учет по стандартам МСФО

Финансовый учет по стандартам МСФО может вестись для отчетности перед иностранными и российскими инвесторами, партнерами по бизнесу, финансовыми институтами, к которым предприятие обращается за финансированием; может использоваться менеджментом самого предприятия. Учет по стандартам МСФО получается трансляцией данных бухгалтерского учета по некоторым заранее заданным правилам. Те участки учета, правила ведения которых кардинально отличаются в бухгалтерии от принципов учета по МСФО, ведутся параллельно для каждого вида учета. Это касается в основном учета основных средств, некоторых участков учета товарно-материальных ценностей.

Для учета по МСФО в системе разработан отдельный план счетов со структурой, отвечающей требованиям МСФО. В большинстве случаев учет по МСФО ведется в валюте, совпадающей с валютой бухгалтерского учета. Но остается возможность при перекладке задать правила отражения данных бухгалтерского учета в другой валюте. Важно, что для формирования МСФО не используются напрямую данные первичных ученых документов. Это позволяет в некотором смысле гарантировать, что при построении МСФО не были использованы непроверенные данные первичных документов.

В ряде случаев данных бухгалтерского учета не хватает для построения учета по МСФО. Например, данных для учета основных средств. Для этого в специализированных регистрах ведется параллельно с бухгалтерским учетом основных средств учет основных средств для целей МСФО. В случаях, когда в момент построения отчетности по МСФО не хватает каких-либо данных в системе бухгалтерского учета или они еще не выверены, недостающие данные могут быть введены вручную специализированными документами.

Консолидация информации по МСФО производится по следующему механизму: для каждой организации (юридического лица) мы получаем данные бухгалтерского учета в заданном согласованном формате. Далее для каждой организации применяются правила трансляции данных в стандарты МСФО. Отдельным механизмом анализируются полученные данные МСФО для каждой организации, исключаются внутренние обороты и получается консолидированная отчетность по МСФО.

Данные от организаций можно получать не с данными бухгалтерии, а в виде индивидуальной отчетности по МСФО. Такие данные для консолидации должны быть внесены в базу головной организации вручную.
В системе не используется способ получения отчетности МСФО перекладкой данных из российской отчетности.

Проведение документа по видам учета

В ряде документов конфигурации реализован функционал, позволяющий хозяйственную операцию, описанную в документе, отразить по разным видам учета одновременно. Для того чтобы указать, по какому виду учета документ должен быть отражен, в форме документа есть три флажка принадлежности к видам учета: управленческому, бухгалтерскому, налоговому. Установка флажка означает, что при проведении документ будет пытаться обработать правила отражения хозяйственной операции в соответствующем виде учета. В том случае, если по какому-либо виду учета, установленному флажком, документ не может быть проведен из-за нехватки информации, из-за некорректной информации или по другой причине, то документ вообще не проводится ни по какому виду учета. Если, например, ошибки проведения связаны с отражением документа в бухгалтерском учете, а по управленческому учету ошибок нет, то пользователь должен либо ввести корректные данные для бухгалтерского учета, либо снять флажок бухгалтерского вида учета и провести документ только по управленческому учету. Такая система фактически означает, что если документ в итоге проведен, значит, он корректно проведен по тем видам учета, флажки которых установлены в документе.

До закрытия месяца необходимо найти все документы, которые:

• Проведены;
• Не имеют включенного флажка принадлежности к регламентированному учету.

В эти документы необходимо ввести корректные данные по регламентированным видам учета и затем перепровести.

Документы, которые должны быть проведены по управленческому учету, следует проводить корректно сразу, не осуществляя их проведение поэтапно (сначала по регламентированным видам учета, а потом по управленческим).

Для налогового учета в документе есть отдельный флажок. Его включение возможно только при включенном флажке бухгалтерского учета.

Таким образом, “1С: Управление производственным предприятием” является очень сложной, многомерной системой:

• Одно измерение – это функциональные блоки, представленные в конфигурации. Управление запасами, управление производством, планирование, бюджетирование, управление денежными средствами и далее по списку;
• Второе измерение – виды учета;
• Третье измерение определяется уровнем ответственности сотрудников, использующих одни и те же функциональные блоки. В каждом из них имеются средства и для рядовых сотрудников, вводящих первичные документы, и для руководителей, которые должны видеть общую картину и принимать принципиальные решения. Соответствующие документы, справочники, отчеты могут быть сделаны доступными только для сотрудников с соответствующим уровнем ответственности.

Огромное преимущество конфигурации – единство информационной базы.
Решение позволяет организовать единую информационную систему для управления деятельностью предприятия и учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия по корпоративным, российским и международным стандартам.

Вся необходимые данные всегда под рукой, для любых целей учета и управления, надо их только извлечь. Не нужны никакие переносы, трансляции и конвертации данных, которые занимали огромную долю сил и времени при работе учетных и IT –служб большого предприятия. Общая и полная картина работы предприятия в одной базе данных позволяет решать задачи управления быстро и эффективно. Даже если УПП используют только бухгалтерия и отдел расчета зарплаты, применение этой конфигурации вместо двух отдельных - вполне оправдано.

Но не все так просто:

• Система очень сложна. Достаточно быстро освоить ее без привлечения профессиональных специалистов по внедрению - практически нереально;
• УПП не является готовой к использованию программой. Это в первую очередь - мощный инструмент для разработки системы автоматизации деятельности конкретного предприятия;
• Разные функциональные блоки УПП имеют разную “степень готовности” к немедленному использованию. Наибольшую готовность к использованию без доработок имеют блоки, связанные с регламентированным учетом. Это и понятно: правила бухгалтерского и налогового учета, законодательство о труде и заработной плате едины для всей страны и достаточно четко сформулированы в законодательстве.  Поскольку задача была поставлена однозначно, то и ее решение в программном продукте достаточно полное и однозначное;
• Блоки, связанные с управленческим учетом – планирование, учет персонала и т.д. – требуют  на каждом конкретном предприятии достаточно больших доработок. Это тоже понятно: что такое управленческий учет – каждое предприятие понимает по-своему. Авторы конфигурации внесли много интересных функциональных заготовок, но все эти заготовки не могут в любом случае отразить все многообразие методов управления, применяющихся на предприятиях;
• Любое внедрение УПП может происходить только поэтапно. Сразу все  возможности  внедрить невозможно. Обычно сначала внедряются более простые возможности – управление закупками и продажами, денежными средствами, запасами, постепенно осваивается весь функционал, связанный с бухгалтерским учетом. Далее осваивается кадровый учет, расчет зарплаты, подсистема бюджетирования и прочие управленческие блоки. Каждое предприятие выбирает тот набор функциональности, который ему необходим на данном этапе. Этот набор постепенно расширяется;
• Любое внедрение УПП на предприятии, даже внедрение типовой конфигурации без доработок  – это проект. Выполнение этого проекта даст результаты только при применении проектных технологий управления внедрением;
• Процесс внедрения УПП заведомо длительный, требующий больших затрат времени, сил и средств. Статистика показывает: многие неудачи при внедрении УПП происходят от недооценки ресурсов, необходимых для внедрения и адаптации конфигурации под нужды предприятия.

К настоящему времени создано большое количество книг, пособий и учебных курсов, посвященных работе с конфигурацией УПП. Однако трудно найти пособие, охватывающее ее полно и всесторонне, что не удивительно. Только использование опыта профессионалов внедрения позволяет рассчитывать на успешное использование этого мощного инструмента.