Автоматизированные системы управления. Создание. Обучение. Автоматизация
тел./факс +7 (495) 649-8-222
регистрация
1С:Документооборот 8

1С:Документооборот 8

Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот 8" позволяет: 

  • упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • централизованное безопасное хранение документов,
  • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
  • регистрация входящих и исходящих документов,
  • просмотр и редактирование документов,
  • контроль версий документов,
  • работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
  • полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
  • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
  • автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
  • учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам, например:

  • ГОСТ Р 6.30-2003,
  • ГОСТ Р 51141-98,
  • Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
  • Требования ГСДОУ,
  • Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти и др.

"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

Делопроизводство

"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет официальных документов предприятия.  Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике. 

Типы документов

Работа ведется с тремя типами документов:

  • входящие,
  • исходящие,
  • внутренние.

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа)..

Входящие документы

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Обычная схема обработки входящего документа:

  • Первичная регистрация входящего документа.
  • Рассмотрение.
  • Исполнение.

Исходящие документы

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом.

После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

Обычная схема обработки исходящего документа:



  • Создание исходящего документа.
  • Согласование исходящего документа.
  • Утверждение исходящего документа.
  • Регистрация исходящего документа.

    Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

    Внутренние документы

    Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д.

    Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

    Виды документов

    Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

    • нормативный срок исполнения документов,
    • маршруты обработки документов,
    • правила формирования регистрационного номера.

    В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

    Нумерация документов

    В "1С:Документообороте 8" поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

    Карточка документа

    На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.

    С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

    Дополнительные свойства

    Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств.

    Пример настройки дополнительных свойств: можно отметить актуальность и добавить особые отметки для внутренних документов вида "Информационно-справочный".

    Прочие возможности

    • В программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и  персональным сведениям о физических лицах.
    • Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.

    Хранение файлов

    В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа "1С:Документооборот 8" позволяет работать с файлами любых типов:

    • офисные документы,
    • изображения,
    • тексты,
    • аудио- и видеофайлы,
    • архивы,
    • файлы систем проектирования и другие.

    Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов.

    Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

    В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

    Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:

    • в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
    • по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);
    • по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).

    Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

    • перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop),
    • импортировать каталоги,
    • импортировать файлы,
    • создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу, 
    • создать новый файл путем сканирования бумажного документа.

    "1С:Документооборот 8" позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу "1С:Документооборота 8".

    С файлами, хранящимися в информационной базе, возможны следующие операции:

    • Просмотреть,
    • Редактировать,
    • Закончить редактирование с сохранением измененного файла в информационной базе и снятием пометки занятости,
    • Занять с открытием файла или без него,
    • Открыть каталог файла – открытие каталога на локальном компьютере с сохранением в нем файла ИБ, открытого для просмотра или редактирования,
    • Отменить редактирование – снятие с файла пометки занятости без сохранения изменений,
    • Сохранить изменения – сохранение изменений без снятия с файла пометки занятости,
    • Сохранить как – сохранение файла в указанном каталоге на локальном компьютере или переносном устройстве.
    • Обновить из файла на диске – обновление файла ИБ из файла на на локальном компьютере или переносном устройстве.

    На каждый файл в программе автоматически заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. Кроме того, в программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов.

    Полнотекстовый поиск производится по всем данным (документы, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д.) с учетом русской, английской и украинской морфологии. Поддерживается поиск похожих слов.


  • Коллективная работа и версионирование

    Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

    Версионирование

    Для каждого файла, хранящегося в информационной базе, всегда можно установить авторство и дату создания версии. Каждая версия может сопровождаться кратким описанием внесенных изменений.

    При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе. Количество хранимых версий не ограничено. При необходимости можно вернуться к любой версии файла.

    Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

    Блокировка файлов пользователем

    Файлы, занятые текущим пользователем, отображаются в списке файлов информационной базы зеленым цветом, занятые другими пользователями – серым цветом.

    При попытке отредактировать файл, занятый другим пользователем, будет выдано сообщение:

    Список занятых файлов отображается на рабочем столе и сразу виден при запуске программы.

    Напоминание о занятых файлах автоматически выводится на экран при завершении работы с программой.

    Бизнес-процессы

    Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

    В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:

    • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
    • Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
    • Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
    • Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
    • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.
    • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
    • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

    Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.

    Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:

    • Все руководители автора бизнес-процесса,
    • Все подчиненные автора бизнес-процесса,
    • Непосредственный руководитель автора документа,
    • Все руководители автора документа.

    Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

    Пользователь может в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке Мои задачи. Список автоматически загружается при запуске программы.

    Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.

    Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса Согласование.

    Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программе предусмотрен отдельный список, например, список согласований:

    Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как:

    • маршрутизация,
    • сроки,
    • важность,
    • наименование,
    • описание и другие.

    Например, шаблон бизнес-процесса Согласование договора может выглядеть следующим образом:

    В карточке вида документа можно указать перечень связанных с ним шаблонов бизнес-процессов. Этот перечень будет автоматически использоваться при создании новых бизнес-процессов на основании документов этого вида. В приведенном примере вид входящего документа Договор связан с приведенным выше шаблоном Согласование договора и двумя другими шаблонами – Утверждение договора (простое) и Регистрация договора:

    При создании бизнес-процесса на основании какого-либо входящего документа вида Договор пользователь сможет выбрать из этого списка подходящий шаблон.

    Для анализа хода выполнения бизнес-процессов в программе предусмотрен ряд отчетов:


    Учет рабочего времени



    В программе ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени.

    Ежедневные отчеты заполняются сотрудниками самостоятельно с использованием функции автоматического добавления записей.

    Щелкните для увеличения

    На основании ежедневных отчетов можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов. 

    Щелкните для увеличения

    Данные по учету и контролю рабочего времени позволяют:

    Директору – оценить, на какие виды работ затрачивается больше всего времени и средств. Например, выяснив, что 50% рабочего времени сотрудников уходит на совещания, и сопоставив расход времени с фондом заработной платы в программах "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8", можно оценить соответствующие денежные расходы.

    Линейному руководителю – оценить загрузку сотрудников, например:

    • Иванов больше половины рабочего времени вынужден тратить на разбор почты.
    • Петров в течение недели занимался "перспективными исследованиями".

    Отчетность

    Для анализа работы организации в программе предусмотрена возможность построения большого количества разнообразных отчетов, в том числе:

    • Представление итоговой информации руководству,
    • Анализ данных,
    • Оперативный контроль,
    • Печать официальных документов.

    Большинство отчетов представлены в нескольких вариантах. Ниже приведено несколько примеров подготовленных отчетов.

    Журнал передачи (вариант Документы, находящиеся у исполнителей)

    Щелкните для увеличения

    Сводка по видам документов

    Щелкните для увеличения

    Документы в делах (томах)

    Щелкните для увеличения

    Статистические отчеты по документообороту

    Щелкните для увеличения

    Отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам)

    Щелкните для увеличения

    Отчет по задачам (вариант Текущие задачи)

    Щелкните для увеличения

    Справка об исполнительской дисциплине

    Щелкните для увеличения

    Поддержка бумажного документооборота

    Ведение номенклатуры дел

    В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.

    Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.

    Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию.

    Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.

    Печать и сканирование

    Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

    Программа позволяет вывести на печать также различные делопроизводственные бланки, необходимые для поддержки бумажного делопроизводства, например:

    • Обложку дела,
    • Внутреннюю опись дела,
    • Лист-заверитель дела,
    • Карту-заместитель дела.

    При печати некоторых бланков возможен вывод наименования предприятия и ФИО ответственных лиц, например, руководителя предприятия, руководителя службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и т.д.

    Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего интерфейс TWAIN. По окончании процесса сканирования будет автоматически создана электронная копия документа (файл). На основании этого файла можно создать внутренний документ для списания в дело.

    При необходимости в карточке документа можно указать сведения о составе его бумажной версии:

    • количество листов,
    • количество приложений,
    • количество листов в приложениях.

    Журнал передачи

    Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов. Ведется сотрудником, ответственным за делопроизводство.

    С помощью данных журнала передачи по документам, находящимся у сотрудников, можно подготовить и распечатать отчет.

    Интернет и электронная почта

    "1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.

    Любой документ или файл "1С:Документооборота 8" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

    Также в программе поддерживается:

    • Загрузка входящих или внутренних документов,
    • Автоматическая привязка к корреспонденту по адресу почты,
    • Загрузка всех вложенных файлов.

    Индивидуальные настройки

    Рабочий стол пользователя

    Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д. Ниже приведены примеры настроенных рабочих столов, предназначенных для сотрудников, выполняющих определенную роль. Возможности доступа сотрудника к данным ограничиваются правами, заданными для его роли.

    Рабочий стол секретаря

    Секретарь организации работает со списком своих задач, ведет переписку, редактирует документы. На рабочем столе предусмотрена панель избранного для быстрого доступа к часто используемым данным  сведениям о сотрудниках, списку полезных телефонов, рекомендациям по составлению исходящих писем и т.д.

    Рабочий стол руководителя отдела

    Руководитель проектного бюро работает со списком своих задач, разрабатывает проектную документацию. На рабочем столе предусмотрена панель избранного для быстрого доступа к часто используемым данным и панель полнотекстового поиска для нахождения нужной информации.

    Рабочий стол директора

    Директор работает со списком своих задач и обращается к панели избранного для быстрого доступа к интересующим данным отчетам о затратах рабочего времени, сведениям об исполнительской дисциплине и т.д.

    Права доступа

    Администратором или пользователем, имеющим соответствующие полномочия, определяются права доступа пользователей. Права доступа к файлам настраиваются по папкам для пользователей и групп с учетом наследования прав родительской папки. Можно установить разрешающие и запрещающие права.

    Права доступа к внутренним документам

    Настройка прав производится по папкам и видам внутренних документов. Настройка по папкам документов аналогична настройке по папкам файлов: можно установить разрешающие и запрещающие права, указать права для пользователей и групп с учетом наследования прав родительской папки.

    Для вида внутренних документов права настраиваются через группы доступа как для пользователей, так и для групп пользователей. Права доступа к внутренним документам передаются присоединенным файлам и их версиям.

    В приведенном примере группе доступа Пользователь, в которую входят все пользователи, запрещен доступ ко внутренним документам видов Бухгалтерский отчет и Трудовой договор.

    Права доступа к входящим и исходящим документам

    Права настраиваются через группы доступа с учетом следующих реквизитов документа:

    • Вид документа,
    • Гриф доступа,
    • Корреспондент (группа доступа корреспондентов).

    Права могут указываться как для пользователей, так и для групп пользователей. Входящие и исходящие документы передают права доступа присоединенным к ним файлам и их версиям.

    Права доступа к бизнес-процессам и задачам

    Правами доступа к бизнес-процессам и задачам обладают:

    • автор бизнес-процесса (задачи),
    • все участники бизнес-процесса (только чтение),
    • исполнитель задачи (изменение своей задачи),
    • линейные руководители участников бизнес-процессов (только чтение).

    Роль Контроль задач и бизнес-процессов имеет полные права на все бизнес-процессы и задачи.

    Права доступа к отчетам

    Рядовые сотрудники могут работать только со своими отчетами. Руководитель подразделения имеет право просмотра всех ежедневных отчетов сотрудников своего подразделения.

    Роль Контроль ежедневных отчетов дает полные права на все ежедневные отчеты всех сотрудников.

    Права доступа к другим данным

    Доступ к другим данным в зависимости от данных и ролей пользователей ограничивается по:

    • группам доступа корреспондентов,
    • группам доступа физических лиц,
    • видам документов,
    • папкам файлов и документов,
    • грифам.

    В поставку 1С:Документооборот 8 включено 1 рабочее место:

    Наименование продукта Стоимость продукта, руб.
    1С:Документооборот 8 ПРОФ 36 000
    1С:Документооборот 8 КОРП 187 000






    Для организации работы нескольких пользователей потребуется приобретение дополнительных лицензий 1С:

    Наименование дополнительной лицензии Стоимость , руб.
    1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест 21 600
    1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 10 рабочих мест 41 400
    1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест 78 000
    1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 50 рабочих мест 224 700
    Восстановление пароля
    Закрыть

    Если вы забыли пароль, введите E-Mail/Логин.
    Контрольная строка для смены пароля, а также ваши регистрационные данные, будут высланы вам по E-Mail.

    •  или
    Авторизация
    Войти
    Закрыть
    Войти как пользователь
    Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:
    Регистрация
    Закрыть

    На указанный в форме e-mail придет запрос на подтверждение регистрации.

    • CAPTCHA

    Пароль должен быть не менее 6 символов длиной.
    *Поля, обязательные для заполнения.