Процессное управление и электронный документооборот в компании

Описание и оптимизация бизнес-процессов компании

Понятие «бизнес-процессы» в последнее время весьма популярно, но часто под этим термином понимаются разные понятия. На самом деле это тот набор взаимосвязанных действий, с помощью которого компания ведет свой бизнес и зарабатывает деньги. Менеджмент компании получает следующую выгоду от описания процессов:

1. Четкое понимание того, как работает компания (зачастую в процессе описания разгораются ожесточенные споры)
2. Стандартизацию процессов (когда они не описаны, каждый работник выполняет задачи в меру своего понимания и таланта)
3. Снижение издержек
4. Возможность осознанно улучшать деятельность компании (оптимизировать процессы), в т.ч. оптимизировать взаимодействие подразделений.

Безусловно, для получения оптимального результата от описания бизнес-процессов необходимо сформулировать видение и стратегию предприятия, которые позволят определить, какие процессы в организации необходимы для достижения стратегических целей.

Когда процессы компании описаны, можно проводить следующие работы:

• Внедрять управление на основе показателей эффективности и ССП
• Формировать или оптимизировать организационную структуру компании
• Разрабатывать должностные функции и оформлять их в должностные инструкции
• Автоматизировать документооборот компании

В деятельности компаний очень часто все происходит с точностью до наоборот: пытаются писать положения  о подразделениях, должностные инструкции, развивать ИТ-системы и выполнять иные работы до описания бизнес-процессов, а нередко и до формализации целей компании и ее стратегии. Это приводит к тому, что цели работ достигаются не в полной мере. А нередко в дальнейшем приходится переделывать часть работ, когда выявляются нестыковки и противоречия.

Для описания бизнес-процессов на сегодняшний день разработаны десятки методологий, каждая из которых позволяет отобразить те или иные аспекты деятельности компании. Для проектирования и дальнейшей автоматизации мы используем программный продукт «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», который позволяет максимально быстро и с учетом всех особенностей деятельности компании описать бизнес-процессы и провести их оптимизацию.

Формирование регламентов и оптимизация документооборота

На начальных стадиях своего развития организация не нуждается в регламентах. Потом, по мере ее роста возникают отдельные инструкции, разрозненные приказы. А в какой-то момент менеджеры и сотрудники обнаруживают, что документов столько, что уже никто не может сказать, чем регламентируется та или иная деятельность, какая версия документа актуальна. В больших компаниях порой встречаешь более десятка как будто бы работающих взаимоисключающих документов про одно и то же.

Если это так - пора наводить порядок. Если ещё не так, но Вы уже не хотите, чтобы так стало - тоже пора. Потому что вполне реально выстроить относительно простую и целостную систему реально работающих регламентов, если делать это целенаправленно.

То же самое относится и к корпоративной документации. Плохо, если ее нет, и она (практически) никак не ведется. Но не лучше и ситуация, когда сотрудники «теряют фокус» и начинают работать не на бизнес-результат компании, а на отчетность для вышестоящего руководства. Такой эффект часто бывает в огромных компаниях, но нередко мы сталкиваемся с ним и в компаниях, где работает меньше 100 человек.

Писать регламенты и оптимизировать документооборот лучше всего тогда, когда другие важные вопросы в компании уже решены: стратегия сформулирована, описаны бизнес-процессы, формализована организационная структура.

Формирование регламентов и оптимизация документооборота дают компании ряд преимуществ:

1. Повышение эффективности взаимодействия подразделений и сотрудников: делается то, что нужно, и ничего лишнего;
2. Улучшаются взаимоотношения в коллективе: на регламент сложнее обижаться, чем на конкретного Иванова, который «меня снова подвел»;
3. Растет эффективность и управляемость бизнеса в целом. Теперь «нервные импульсы» быстрее и более точно распространяются по организации: «вниз, вверх и вбок».