Автоматизированные системы управления. Создание. Обучение. Автоматизация
тел./факс +7 (495) 649-8-222
регистрация

ЗАКУПКИ

В данном разделе представлена схема взаимодействия основных процессов закупки, а также детальные схемы отдельных процессов. Для каждой конкретной организации схема формируется индивидуально; наполнение отдельных процессов также зависит от требований конкретного Заказчика.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ

·         Хранение нормативно справочной информации:

o   Политика закупок - типовые условия закупок (оплата, поставка, гарантии и пр.), перечень и характеристики основных товаров/работ/услуг, организационные аспекты (составы комиссий, условия применения конкурсных процедур и пр.);

o   Шаблоны типовых документов (приглашения на участие в конкурсах, запросы котировок, типовые договоры и пр.);

o   База участников закупок – реквизиты, контакты, квалификационные оценки и пр.

·         Планирование закупок:

o   Формирование программ закупок по различным уровням деятельности (операционная, инвестиционная);

·         Осуществление закупок:

o   Согласование и публикация конкурса;

o   Приём предложений;

o   Выбор победителя;

o   Подписание договора с победителем.

·         Учёт информации о закупках:

o   Учёт факта выполнения договора, договорной дисциплины (по всем показателям);

·         Анализ закупок:

o   План-фактный анализ (по объёмам, срокам и пр.);

o   Анализ качества выполнения договоров;

o   Присвоение квалификационных оценок поставщикам.

·         Контрольно-ревизионная работа:

     o   Анализ качества выполнения установленных правил и процедур закупок, качества и обоснованности решений, принятых должностными лицами Заказчика.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ В РАЗРЕЗЕ ТЕХНОЛОГИЙ

Функция/Задача

Задействованные технологии/системы

Определение политики закупок

Хранилище нормативно-справочной информации – хранение установленных типовых условий закупок:

·         Условия оплаты по различным видам закупок;

·         Условия поставки;

·         Перечень основных товаров/работ/услуг;

·         Требования к качеству и характеристикам основных товаров/работ/услуг;

·         Гарантийные обязательства для различных товаров/работ/услуг;

·         Требования к конкурсным процедурам (максимальная сумма закупки без проведения конкурса, составы конкурсных комиссий по различным типам закупок, …);

·         И пр.

Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры изменения отдельных элементов политики закупок (изменение состава комиссий, условий поставок и пр.);

Электронный документооборот – хранение нормативных документов, определяющих политику закупок (приказы, протоколы и пр.).

Планирование закупок

Система бюджетирования (включая учёт факта) – формирование программы закупок в финансовых и нефинансовых показателях, на основе данных предыдущих периодов, производственной программы, заявок подразделений и пр.;

Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры формирования программы закупок.

Вспомогательная функция – регистрация внешнего контрагента в качестве постоянного участника конкурсов

Хранилище нормативно-справочной информации – хранение информации об участнике конкурса – его реквизиты, контактные и ответственные лица, специализация, квалификационные оценки (отметки о результатах выполнения предыдущих контрактов - добросовестность, договорная дисциплина и пр.);

Электронный документооборот – необходимо хранить документы, подтверждающие статус участника конкурса (уставные документы, выписки ЕГРЮЛ, копии всевозможных лицензий, балансов, справок об отсутствии задолженности перед бюджетом и пр.).

Открытие конкурса на закупку

Хранилище НСИ – подбор типовых условий конкурса с установленными характеристиками:

·         Выбор типовых предметов закупки (например, основные материалы, либо часто приобретаемые однотипные услуги, и пр.);

·         Выбор типовых условий поставки (наличие/отсутствие предоплаты, включение транспортных расходов, гарантии и др. типовые требования);

·         И пр.

Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры размещения конкурса – от инициации конкурса внутри подразделения до всех стадий согласования конкурсной документации, и в итоге – публикации конкурса;

Учётная система – накопление финансовой и нефинансовой информации об открытых конкурсах, их статусе и пр.;

Электронный документооборот – хранение утверждённой конкурсной документации;

WEB-портал – интернет-площадка для размещения информации о проводимом конкурсе.

Регистрация предложений участников конкурса

Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры регистрации (и, возможно, квалификационного отбора) предложений участников;

Электронный документооборот – хранение сканированных первичных документов, включённых участником в заявку;

Учётная система – накопление финансовой и нефинансовой информации, содержащейся в предложениях участников;

Отбор предложения по конкурсу

Хранилище НСИ – доступ членов комиссии и лиц, принимающих решение, к информации об участнике конкурса;

Учётная система – доступ к информации о конкурсе и предложениях участников, возможность сравнения предложений участников между собой и утверждёнными требованиями конкурса;

Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры выбора предложения;

Электронный документооборот – хранение первичных документов, отражающих процесс выбора (протоколы комиссий, переговоров с потенциальными участниками и пр.).

Заключение договора с победителем конкурса

Хранилище НСИ – доступ к информации о победителе конкурса;

Учётная система:

·         Доступ к информации о конкурсе и предложении победителя;

·         Контроль договора с победителем конкурса на соответствие требованиям конкурса и первоначальной заявке победителя конкурса;

·         Регистрация согласованных параметров (как финансовых, так и нефинансовых) подписанного договора;

Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры согласования и подписания договора;

Электронный документооборот – хранение первичных документов, отражающих процесс подписания договора (проект договора, приложения, протоколы разногласий, подписанный договор и пр.).

Выполнение и оценка качества выполнения победителем условий договора

Система управления бизнес-процессами – контроль выполнения и оценка выполнения договора (по всем группам показателей – финансовые, временны́е, количественные и качественные);

Учётная система – накопление информации о выполнении договора и результатах оценки выполнения договора;

Система бюджетирования – план-фактный анализ выполнения договора (по всем группам показателей);

Хранилище НСИ – изменение квалификационных параметров поставщика в зависимости от качества выполнения договора.

Внутренний аудит конкурсных процедур

Все вышеперечисленные системы – аудиторы получают быстрый доступ к данным обо всех этапах проведённых конкурсов – от формирования конкурса до результатов оценки выполнения договоров.


ОБЩАЯ СХЕМА ПРОЦЕССОВ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ





Восстановление пароля
Закрыть

Если вы забыли пароль, введите E-Mail/Логин.
Контрольная строка для смены пароля, а также ваши регистрационные данные, будут высланы вам по E-Mail.

  •  или
Авторизация
Войти
Закрыть
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:
Регистрация
Закрыть

На указанный в форме e-mail придет запрос на подтверждение регистрации.

  • CAPTCHA

Пароль должен быть не менее 6 символов длиной.
*Поля, обязательные для заполнения.