Телефон / Факс:
ЗАКУПКИ
В данном разделе представлена схема взаимодействия основных процессов закупки, а также детальные схемы отдельных процессов. Для каждой конкретной организации схема формируется индивидуально; наполнение отдельных процессов также зависит от требований конкретного Заказчика.
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ
· Хранение нормативно справочной информации:
o Политика закупок - типовые условия закупок (оплата, поставка, гарантии и пр.), перечень и характеристики основных товаров/работ/услуг, организационные аспекты (составы комиссий, условия применения конкурсных процедур и пр.);
o Шаблоны типовых документов (приглашения на участие в конкурсах, запросы котировок, типовые договоры и пр.);
o База участников закупок – реквизиты, контакты, квалификационные оценки и пр.
· Планирование закупок:
o Формирование программ закупок по различным уровням деятельности (операционная, инвестиционная);
· Осуществление закупок:
o Согласование и публикация конкурса;
o Приём предложений;
o Выбор победителя;
o Подписание договора с победителем.
· Учёт информации о закупках:
o Учёт факта выполнения договора, договорной дисциплины (по всем показателям);
· Анализ закупок:
o План-фактный анализ (по объёмам, срокам и пр.);
o Анализ качества выполнения договоров;
o Присвоение квалификационных оценок поставщикам.
· Контрольно-ревизионная работа:
o Анализ качества выполнения установленных правил и процедур закупок, качества и обоснованности решений, принятых должностными лицами Заказчика.
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ В РАЗРЕЗЕ ТЕХНОЛОГИЙ
Функция/Задача |
Задействованные технологии/системы |
Определение политики закупок |
Хранилище нормативно-справочной информации – хранение установленных типовых условий закупок: · Условия оплаты по различным видам закупок; · Условия поставки; · Перечень основных товаров/работ/услуг; · Требования к качеству и характеристикам основных товаров/работ/услуг; · Гарантийные обязательства для различных товаров/работ/услуг; · Требования к конкурсным процедурам (максимальная сумма закупки без проведения конкурса, составы конкурсных комиссий по различным типам закупок, …); · И пр. Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры изменения отдельных элементов политики закупок (изменение состава комиссий, условий поставок и пр.); Электронный документооборот – хранение нормативных документов, определяющих политику закупок (приказы, протоколы и пр.). |
Планирование закупок |
Система бюджетирования (включая учёт факта) – формирование программы закупок в финансовых и нефинансовых показателях, на основе данных предыдущих периодов, производственной программы, заявок подразделений и пр.; Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры формирования программы закупок. |
Вспомогательная функция – регистрация внешнего контрагента в качестве постоянного участника конкурсов |
Хранилище нормативно-справочной информации – хранение информации об участнике конкурса – его реквизиты, контактные и ответственные лица, специализация, квалификационные оценки (отметки о результатах выполнения предыдущих контрактов - добросовестность, договорная дисциплина и пр.); Электронный документооборот – необходимо хранить документы, подтверждающие статус участника конкурса (уставные документы, выписки ЕГРЮЛ, копии всевозможных лицензий, балансов, справок об отсутствии задолженности перед бюджетом и пр.). |
Открытие конкурса на закупку |
Хранилище НСИ – подбор типовых условий конкурса с установленными характеристиками: · Выбор типовых предметов закупки (например, основные материалы, либо часто приобретаемые однотипные услуги, и пр.); · Выбор типовых условий поставки (наличие/отсутствие предоплаты, включение транспортных расходов, гарантии и др. типовые требования); · И пр. Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры размещения конкурса – от инициации конкурса внутри подразделения до всех стадий согласования конкурсной документации, и в итоге – публикации конкурса; Учётная система – накопление финансовой и нефинансовой информации об открытых конкурсах, их статусе и пр.; Электронный документооборот – хранение утверждённой конкурсной документации; WEB-портал – интернет-площадка для размещения информации о проводимом конкурсе. |
Регистрация предложений участников конкурса |
Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры регистрации (и, возможно, квалификационного отбора) предложений участников; Электронный документооборот – хранение сканированных первичных документов, включённых участником в заявку; Учётная система – накопление финансовой и нефинансовой информации, содержащейся в предложениях участников; |
Отбор предложения по конкурсу |
Хранилище НСИ – доступ членов комиссии и лиц, принимающих решение, к информации об участнике конкурса; Учётная система – доступ к информации о конкурсе и предложениях участников, возможность сравнения предложений участников между собой и утверждёнными требованиями конкурса; Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры выбора предложения; Электронный документооборот – хранение первичных документов, отражающих процесс выбора (протоколы комиссий, переговоров с потенциальными участниками и пр.). |
Заключение договора с победителем конкурса |
Хранилище НСИ – доступ к информации о победителе конкурса; Учётная система: · Доступ к информации о конкурсе и предложении победителя; · Контроль договора с победителем конкурса на соответствие требованиям конкурса и первоначальной заявке победителя конкурса; · Регистрация согласованных параметров (как финансовых, так и нефинансовых) подписанного договора; Система управления бизнес-процессами – обеспечение и контроль процедуры согласования и подписания договора; Электронный документооборот – хранение первичных документов, отражающих процесс подписания договора (проект договора, приложения, протоколы разногласий, подписанный договор и пр.). |
Выполнение и оценка качества выполнения победителем условий договора |
Система управления бизнес-процессами – контроль выполнения и оценка выполнения договора (по всем группам показателей – финансовые, временны́е, количественные и качественные); Учётная система – накопление информации о выполнении договора и результатах оценки выполнения договора; Система бюджетирования – план-фактный анализ выполнения договора (по всем группам показателей); Хранилище НСИ – изменение квалификационных параметров поставщика в зависимости от качества выполнения договора. |
Внутренний аудит конкурсных процедур |
Все вышеперечисленные системы – аудиторы получают быстрый доступ к данным обо всех этапах проведённых конкурсов – от формирования конкурса до результатов оценки выполнения договоров. |
ОБЩАЯ СХЕМА ПРОЦЕССОВ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ