Подготовка к старту: обучение, перенос остатков

Ваше предприятие внедряет автоматизированную систему управления на базе продуктов "1С" или "ИНТАЛЕВ". Проблем масса. Одна из самых сложных – подготовка сотрудников к работе. Кто-то из них работал с внедряемым программным обеспечением, кто-то – с другими учетными программами. А кто-то обходился файлами в формате Excel и калькулятором. Если все они не смогут эффективно использовать внедряемую программу, весь проект внедрения превращается в пустую трату денег.

Некоторые предприятия принимают смелое решение: внедрить программу своими силами, а сотрудники - обучатся самостоятельно. Но экономия, которая планируется при этом, реально оборачивается  потерями времени и денег, и вот почему. Обычно предприятие начинает внедрение новой программы с начала отчётного периода (например, с начала года). Сотрудники вводят остатки и начинают отражать хозяйственные операции. Руководители требуют, чтобы отчетность за новый квартал была сформирована уже в новой системе. В течение первого квартала сотрудники на собственном опыте осваивают возможности программы, к концу второго квартала их навыки закрепляются. В третьем квартале выясняется, что данные с начала года вводились неверно, получить реальную отчетность  без переделок введенных с начала года данных – практически невозможно.

Основная причина – незнание сотрудниками реальных возможностей программы, механизмов ее работы, взаимосвязей вводимых данных, неправильное, неуместное применение средств, заложенных в программу. Итак, год работы можно считать потерянным, со следующего года можно начинать все с начала, вооружившись приобретенным опытом.

Многолетний опыт работы показывает общую закономерность. Предприятие,  самостоятельно внедряющее сложный программный продукт фирмы “1С”, (например, конфигурацию “1С: Управление производственным предприятием”), в среднем год работы тратит на освоение программы, на самообучение своих специалистов. Год работы – это начальная цена экономии на обучении сотрудников. Помимо потраченного времени, за этот год приходится расплачиваться и более серьёзно - начиная от недовольства измученного новой программой коллектива, заканчивая переплаченными налогами, неэффективным ведением бизнеса, потерей покупателей, претензиями от сторонних контрагентов и многим другим. Похоже ли это на экономию?

Много раз, проводя занятия с сотрудниками разных Заказчиков, мы слышали одну и ту же фразу: “Эх, где же вы были год/полгода/два года назад?”. Привлечение профессиональных специалистов по обучению и консультированию позволит избежать вышеперечисленных потерь, и сэкономить время, деньги и нервы.

Наши преподаватели

Наши преподаватели никогда не были “чистыми” преподавателями. Каждый из них постоянно участвует в проектах внедрения на крупных предприятиях в качестве консультанта, методолога, постановщика задач. Соответственно, стиль преподавания носит практический характер - задача преподавателя заключается не только в передаче знаний о том, как функционирует программный продукт, но и в формировании устойчивых навыков его использования. Многолетняя практика работы в проектах внедрения на конкретных предприятиях различных отраслей – это тот преподавательский опыт, который невозможно заменить ничем другим.

Чему, как и где обучать сотрудников?

В нашей компании имеется множество курсов, практическая направленность которых сформирована за счёт их регулярного применения в проектах внедрения. Для всех наших курсов имеются подробные методические пособия, передаваемые слушателям в процессе обучения.

Преподаватели нашего Учебного центра сертифицированы нашими партнёрами на проведение типовых курсов, предоставляемых ими. Однако общие курсы в рамках конкретного проекта часто бывают недостаточны, т.к. не учитывают специфики того предприятия, на котором происходит внедрение автоматизированной системы управления.

К примеру, на предприятии трудятся экономисты, которым нужны подробности расчета себестоимости и составления бюджетов, особенности складского учета им не интересны. А кладовщикам – наоборот. В связи с этим мы разработали специализированные, более глубокие курсы, ориентированные на определенные группы пользователей на предприятиях. В процессе проведения этих занятий преподаватели готовы ответить на любые вопросы слушателей, относящиеся к использованию программ в условиях конкретного предприятия.

Этапы обучения сотрудников

В ходе внедрения автоматизированной системы управления сотрудникам Заказчика необходимо приобрести множество навыков и знаний - причём не только по использованию программного продукта, но и в той предметной области, в которой им предстоит эксплуатировать создаваемую систему. К примеру, в организации внедряется система управления бизнес-процессами. Если сотрудникам организации непонятна сама логика процессного управления - знаний программного продукта будет явно недостаточно для эффективной работы.

Если речь идёт об обучении в рамках проекта внедрения - потребность в проведении определённого набора курсов определяется в ходе предпроектного обследования. Время от времени мы также проводим сборные либо дистанционные курсы - по мере накопления заявок от слушателей.

Обучение методологии предметных областей

В рамках данных курсов мы производим передачу знаний и навыков по предметным областям. К примеру, на курсе по бюджетированию, проводимом в формате семинара-тренинга, наши слушатели получают не только теоретические знания об основах бюджетного управления, но и формируют практические навыки проектирования системы бюджетного управления. На сборных курсах формирование навыка происходит в процессе групповой работы над учебным кейсом, на корпоративных курсах - также в процессе работы над системой бюджетирования своего предприятия. В ходе тренинговой части слушатели учатся формулировать основные составляющие системы управления, а затем подготавливают регламенты, отражающие принятые проектные решения. Формирование таких навыков остро необходимо для поддержания системы в актуальном состоянии - в противном случае Заказчик будет вынужден постоянно обращаться к сторонним исполнителям для внесения изменений в регламенты системы управления.

Курсы по методологии предметных областей проводятся только очно - только так можно организовать групповую работу слушателей и качественную обратную связь от преподавателя.

Обучение на этапе опытной эксплуатации в рамках проектов внедрения

Последний "рубеж" – обучение специалистов на рабочем месте в процессе опытной эксплуатации автоматизированной системы. В ходе реальной работы сотрудников Заказчика в автоматизированной системе мы регистрируем проблемные зоны: что вызывает наибольшие затруднения, где часто возникают ошибки. Затем принимается решение о формировании программы дополнительного курса, в рамках которого сотрудники Заказчика проходят дополнительное обучение. Плюсы такой формы обучения заключаются в том, что оно проводится с использованием "живых", рабочих примеров, с которыми пользователи сталкиваются в своей реальной деятельности. Помимо этого, у слушателя уже сформировалась устойчивая потребность в освоении программного продукта, что также повышает эффективность усвоения материала.

Накопление опыта организации подобных курсов привело к выделению наиболее сложных "участков" в самостоятельные курсы. Так был сформулирован курс "Сквозной пример отражения затрат и выпуска на производстве в конфигурации "1С: Управление производственным предприятием".