КАЗНАЧЕЙСКИЙ КОНТРОЛЬ

Основные функции модуля казначейского контроля:

• Краткосрочное и среднесрочное планирование cash flow (потока денежных средств). Почему краткосрочное и среднесрочное? Потому что именно в этой перспективе и в этих горизонтах планирования возможно планирование с высокой степенью детализации: до контрагента, до договора, до сделки с ним в рамках конкретного договора;

• Оперативное формирование платежного календаря: прием заявок на оплату, контроль кассовых разрывов, обеспечение автоматизированного контроля заявок по ряду параметров, обеспечение гибкого алгоритма согласования заявок в зависимости от различных параметров заявки;

• План-фактный анализ и отчётность во всех доступных аналитических разрезах;

• Интеграция с другими системами на предприятии Заказчика (от «клиент-банка» до учётных и плановых систем).

Для реализации перечисленных функций задействуются следующие подсистемы (программные компоненты):

• Подсистемы планирования денежных средств и оперативного сбора факта по движению денежных средств. Являются основой план-фактного анализа и автоматизированного контроля (к примеру, остатков лимитов по определённой статье);

• Электронный документооборот. Если у нас есть некое основание заявки на оплату (счёт, договор, спецификация к договору и пр.) – эти документы должны быть доступны участникам процесса согласования и обработки заявки;

• Бизнес-процессы. Если мы хотим не просто иметь ряд документов в системе, но и обеспечить корректную последовательность их регистрации в соответствии с заданным алгоритмом, то необходим инструмент автоматизации бизнес-процессов.

На следующей схеме представлена общая схема процесса, включающая стадии формирования единичной заявки на оплату, формирования и утверждения единых реестров, согласования реестров в региональных казначействах и в центральном казначействе, а также стадия формирования первичных документов:

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ РЕАЛИЗОВАННОГО У ЗАКАЗЧИКА МОДУЛЯ КАЗНАЧЕЙСКОГО КОНТРОЛЯ

• Все платежи (несколько сотен заявок на оплату в день) проходят согласование в ЦА;
• Часть платежей уходит с расчетного счета ЦА, часть – с расчётных счетов филиалов;
• На расчетные счета филиалов переводятся средства (целевое финансирование, строго под согласованный бюджет движения денежных средств, в разрезе определённых статей);
• Процедура согласования заявок предусматривает:
• Согласование финансовыми службами филиалов и финансовой службой ЦА;
• Согласование курирующими службами (за сырьё – службой закупок, за ремонты – службой главного инженера, и пр.);
• Согласование высшим руководством предприятия (для сверхлимитных заявок и т.п.);
• Внешние согласования - согласование в региональных казначействах ОАО «РЖД» («материнская» компания Заказчика), а также в центральном казначействе ОАО «РЖД».
• На любом из этапов согласования заявка может быть отклонена, согласована или возвращена на доработку;
• Осуществляется автоматическая (без участия сотрудников Заказчика) проверка заявки по следующим условиям:
• Контрагент-получатель денежных средств и его договор внесены в бухгалтерские справочники, и имеют статус «Утверждён»/«Действует»;
• Срок действия договора не истек;
• Имеется задолженность перед контрагентом по данному договору на сумму, не менее суммы заявки (для ряда статей БДДС не допускается авансирование);
• Имеется лимит в бюджете по данной статье БДДС и для данного подразделения на сумму, не менее суммы заявки.
• В процессе согласования заявок автоматически формируются несколько видов реестров:
• Для самой компании;
• Для регионального казначейства;
• Для центрального казначейства;
• На финансирование заводов;
• Оплаченных заявок.

После прохождения процедуры согласования автоматически формируются платежные поручения или расходные кассовые ордера (в зависимости от вида платежа), далее платёжные поручения автоматически передаются в банк, через систему «Банк-клиент». Формирование платёжных документов в системе «вручную», в обход механизма заявок - невозможно;

Лицо, подавшее заявку (инициатор), автоматически оповещается о факте оплаты (со ссылкой на платежный документ), или о факте отклонения заявки (с указанием причины отклонения).

Именно так нами был реализован казначейский контроль в ОАО «БетЭлТранс». Подробнее можно ознакомиться в разделе ЗАКАЗЧИКИ.