ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» эффективно управляет процессами и документами с помощью «1С:Документооборот государственного учреждения 8»

Для устранения описанных выше проблем ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» приняло решение о создании системы управления процессами, которая позволила бы снизить количество ошибок в работе с документами, увеличить скорость обработки и передачи документов внутри учреждения. 

Для решения задачи был выбран продукт «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Главными преимуществами «1С:Документооборот государственного учреждения 8», повлиявшими на выбор ПО, стали следующие: приемлемая стоимость, широкий функционал системы, подходящий для государственных учреждений с регионально-распределенной сетью структурных подразделений, а также простота внедрения, в том числе – простота доработок продукта при необходимости.

Исполнителем по проекту была выбрана консалтинговая компания «Мауэр Групп», обеспечивающая решение методических вопросов (в т.ч. моделирование процессов «как надо»), и для решения задач внедрения привлекающая своего партнёра, ООО «АРТ саТерра», имеющее большой положительный опыт внедрения систем документооборота, в том числе в бюджетных учреждениях. 
Компании «Мауер Групп» и «АРТ саТерра» произвели полный цикл работ, необходимый для внедрения системы «1С:Документооборот государственного учреждения 8». На «Мауэр Групп» была возложена задача описания методической части проекта: сбор и анализ требований, выявление и реинжиниринг бизнес-процессов, а также формализация их в соответствующих регламентах. За «АРТ саТерра» была закреплена задача по полной настройке системы под нужды ФГБУ, в том числе по настройке сложных комплексных процессов, разработанных совместно с методологами «Мауэр Групп». Также специалисты «АРТ саТерра» провели функциональное тестирование системы, обучение и поддержку пользователей. 

В ходе проекта были произведены следующие работы:
• Разработана структуры нормативно-справочной информации (виды документов, связи видов документов, группы внутренних документов и файлов, структура предприятия, нумераторы и пр.);
• Оптимизированы и регламентированы комплексные процессы: конкурсные процедуры, подписание договоров, процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами;
• Настроена система, в соответствии с разработанной структурой нормативно-справочной информации, а также регламентами комплексных процессов;
• Настройки системы протестированы совместно с ключевыми пользователями;
• Обучены конечные пользователи системы, подготовлены инструкции;
• Осуществлена опытная эксплуатация системы, с поддержкой пользователей.
В результате проекта создана и эксплуатируется система, реализующая следующие функции:
• Учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• Хранилище всех видов документов с разделением прав доступа и версионности, полнотекстовый поиск;
• Комплексные процессы по обработке входящих, исходящих и внутренних документов;
• Комплексные процессы по части закупок в соответствии с законами № 44-ФЗ и 223-ФЗ;
• Процессы учета и контроля исполнения поручений.

Промышленная эксплуатация системы стартовала 16 октября 2017 года. В настоящее время автоматизировано 152 рабочих места, планируется дальнейшее расширение системы. Поддержка системы осуществляется «Мауэр Групп» и «АРТ саТерра».

Внедренная система помогла руководству ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» решить поставленные задачи:
• Работа сотрудников над документами стала прозрачной и контролируемой;
• Время обработки и передачи документов внутри организации сокращено на 70%;
• На 25% снижена трудоёмкость выполнения процессов в границах проекта;

ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» рекомендует коллегам продукт «1С:Документооборот государственного учреждения 8» для создания систем электронного документооборота и управления процессами.
Благодарим компании «Мауер Групп» и ООО «АРТ саТерра» за успешно реализованный проект и рассчитываем на дальнейшее плодотворное сотрудничество. 

Генеральный директор М. В. Петрова