Внедрение «1С:Документооборота государственного учреждения» в ФГБУ «Центр системы мониторинга рыболовства и связи»

Существующая система электронного документооборота DocsVision перестала удовлетворять современным требованиям: отсутствие механизмов электронной подписи, ограниченность работы только рамками центрального аппарата, отсутствие возможности контролировать цепочки исполнения и т.п. вызывали множество трудностей в работе и препятствовали достижению стоящих перед ФГБУ ЦСМС целей.

Мы приняли решение обновить нашу систему электронного документооборота, и сравнили современную версию DocsVision, «1С:Документооборот государственного учреждения» (далее – «1С:ДГУ») и некоторые другие продукты. По результатам рассмотрения мы установили, что функциональные возможности «1С:Документооборот государственного учреждения» наилучшим образом соответствует тем целям и задачам, которые мы ставим перед системой: богатые возможности обработки документов, работа с электронной подписью, комплексные процессы и многое другое. Важную роль сыграл тот факт, что «1С:ДГУ» реализован на платформе 1С, что позволило нам осуществить необходимые нам доработки. Помимо этого, поскольку мы уже используем другие продукты на платформе 1С, это снижает для нас стоимость владения системой.

Мы выделили следующие функции и процессы, наиболее важные для нашей работы:
• Контроль поручений (как протокольных, так и отдельных);
• Работа с входящими и исходящими документами;
• Процессы работы с внутренними документами:

o планирование закупок,

o закупочные процедуры нескольких видов,

o согласование и подписание договоров с поставщиками,

o согласование платежей,

o издание приказов руководителей,

o выпуск доверенностей,

o внутренняя переписка,

o хранение и обработка организационно-распорядительных документов,

o обработка кадровых документов и приказов).

• Работа с электронной подписью, в т.ч. формирование ЭП в документах Adobe PDF.

Помимо этого, мы расширили организационные границы проекта – создаваемая система должна была охватить не только центральный аппарат, но и все филиалы учреждения.
В результате проведенного открытого конкурса был определён победитель – ООО «АРТ саТерра».

В результате проекта внедрения электронного документооборота выполнены следующие работы и реализован следующий функционал:
• Был осуществлен переход с действующей системы DocsVision с выполнением переноса всех имеющихся документов организации за 2015-2016 годы (общее количество документов – более 40 тысяч);
• Входящие документы: первичная сортировка и классификация документов, регистрация, вынесение резолюций и поручений по документу, постановка на контроль, контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;
• Внутренние документы: разработка, согласование, подписание, регистрация документа, доведение до исполнителей, а также ознакомление сотрудников с внутренними документами и контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;
• Автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения документа;
• Контроль исполнения поручений/резолюций руководства по различным объектам системы;
• Исходящие документы: разработка, согласование, подписание и регистрация документа, организация отправки адресату и формирование реестра почтовых отправлений;
• Подготовка, согласование, контроль сроков согласования, устранение замечаний, подписание и регистрация договоров, ведение электронного архива договорных документов, хранение шаблонных текстов договорных документов, контроль выполнения обязательств по договору;
• Подготовка и согласование закупочной документации, контроль сроков рассмотрения, создание реестра проведенных закупочных процедур и архива закупочной документации;
• Подготовка и согласование претензионно-исковой документации, контроль сроков ПИР;
• Подготовка, согласование, подписание, регистрация, выдача и хранение доверенностей;
• Организация и подготовка совещаний, фиксация и контроль исполнения принятых решений, автоматическое формирование и согласование протокола совещания;
• Выполнение поисков электронных документов и РКК по различным параметрам;
• организация работы с номенклатурой дел (создание, изменение, хранение, списание, уничтожение);
• Автоматическое формирование запроса отчёта о ходе исполнения конкретного поручения;
• Автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения;
• Подготовка и контроль отправки ответа корреспонденту;
• Поиск поручений, а также связанных с ними документов;
• Подготовка отчётности по работе с поручениями в различных разрезах;
• Подготовка отчетности по документообороту организации;
• Контроль исполнительской дисциплины;
• Получение необходимых стандартных форм и журналов;
• Работа с электронной подписью:

o Реализована с использованием СКЗИ «CryptoPro»;

o Позволяет накладывать ЭП как на документы, так и на действия пользователей в системе (согласование, утверждение);

o Доработан дополнительный механизм, накладывающий ЭП в PDF-документ по завершению согласования, что позволяет направлять контрагентам электронные документы, имеющие юридическую силу.

Также были получены следующие эффекты для деятельности ФГБУ ЦСМС:
• Существенное сокращение трудозатрат на работу с внутренней перепиской. Время реакции на докладные и служебные записки в среднем сократилось более, чем в 2 раза;
• Полное исключение числа невынужденных ошибок при обработке входящих документов (в частности, пропуск сроков ответов);
• Значительное повышение исполнительской дисциплины. К сожалению, не можем привести сравнительные показатели, т.к. до внедрения системы не было возможности замеров исполнительской дисциплины. В настоящее время в среднем на одного пользователя приходится порядка 35 задач ежемесячно, выполняется с нарушением срока – меньше 1%;
• Снижение трудоёмкости обработки заявок на оплату (сокращение срока более, чем в 1.5 раза; исключение ошибок, связанных с потерями документов);
• Существенное повышение качества исходящих документов благодаря централизации их выпуска;
• Упрощение различных процедур за счет электронной обработки документов (параллельное согласование и т.п.);
• Существенное упрощение работы с содержимым документов благодаря электронному архиву.

Сотрудниками ООО «АРТ саТерра» были настроены программное и аппаратное обеспечение, в соответствии требованиями регламентов, разработанных в ходе проекта. Пользователи системы прошли обучение и были подготовлены к работе в системе; была разработана необходимая эксплуатационная документация на систему. Система успешно прошла испытания и переведена в промышленную эксплуатацию с 7 марта 2017 г. В настоящее время автоматизировано 250 рабочих мест, планируется дальнейшее расширение системы. Поддержка системы осуществляется собственными силами.

По итогам проекта внедрённая информационная система «1С:Документооборот государственного учреждения» оценена нами по 5 балльной шкале следующим образом:
• Соответствие потребностям организации: 5;
• Удобство работы с программой: 5;
• Качество работы ООО “АРТ саТерра”: 5; 
• Рекомендовали бы коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности – да.

Благодарим ООО «АРТ саТерра» за труд и планируем продолжить сотрудничество. Отзыв разрешаем опубликовать в открытых источниках и использовать в маркетинговых целях.

Вилкин Артём Сергеевич.