Новая редакция комплекта нормативных документов по управлению документами с помощью «1С:Документооборот»

Фирма “1С” извещает пользователей и партнеров о выпуске 10.02.2023 новой редакции продукта:

1С:Документооборот 8 КОРП, 1С:Архив. Комплект нормативных документов – 2023. Методика управления документами и совместной работой.

Издательство “1С-Паблишинг”, ISBN 978-5-9677-3275-1, стр. 505, формат 60´90 1/8, твердый переплет Разработка нормативных документов является трудоемким процессом и требует высокой квалификации исполнителей. Не каждая организация имеет штатных методологов, специализирующихся на управлении документами. Применение продукта существенно снижает трудозатраты на регламентацию документооборота и хранения документов, а также повышает качество разрабатываемых в организации локальных нормативных актов.

“1С:Документооборот 8 КОРП, 1С:Архив. Комплект нормативных документов - 2023. Методика управления документами и совместной работой” (далее – Комплект документов) представляет собой готовую тиражную методику для построения системы управления документами и совместной работы сотрудников на базе программ “1С:Документооборот 8 КОРП” и “1С:Архив”. Данное издание привязано к возможностям указанных программ.

В книге содержится печатный комплект типовых нормативных документов для постановки и дальнейшего ведения документооборота и архива. Книга включает ссылку на материалы в электронном виде, которые могут быть использованы в качестве основы при создании собственной системы документооборота и системы хранения документов. Применение типовых нормативных документов существенно упростит задачи:

постановки и рационализации документооборота и системы хранения документов;
подготовки документных процессов к автоматизации;
регламентации документооборота и архива;
организации совместной работы сотрудников.

Комплект документов учитывает специфику документирования деятельности в различных хозяйствующих субъектах – обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах.

Типовые нормативные документы универсальны и готовы к внедрению в организации с минимальными доработками (не более 20 % с учетом отраслевой специфики компании).

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Комплекты документов рассчитаны на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления и архивистов, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота и системы хранения электронных документов, консультантов в области автоматизации документооборота и архива, специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы “1С”, оказывающих услуги по внедрению программ “1С:Документооборот” и “1С:Архив”.

Книга заменяет в ассортименте “1С” следующие издания: 4601546145437 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов (редакция 5). Методика управления документами и совместной работой.

НОВОЕ В РЕДАКЦИИ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

В Комплект документов впервые включены Положение об архивном хранении документов, Положение о хранении электронных документов, Положение об экспертной комиссии, которые устанавливают требования к обеспечению сохранности бумажных и электронных документов, проведению экспертизы ценности документов, соблюдению правил хранения документов.

**Положение о хранении электронных документов **разработано с учетом использования для хранения электронных документов “1С:Архива”.

Положение о делопроизводстве переработано с учетом использования “1С:Документооборота 8” как редакции 2.1, так и редакции 3.0, а также с учетом использования “1С:Архива”.

В Комплект документов включен пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность Архива, как подразделения организации. В пакет включено Положение об Архиве, разработанное на основании типового положения об архиве, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 42 и должностные инструкции руководителей и специалистов Архива, разработанные в соответствии с профессиональными стандартами “Специалист архива”, утвержденным приказом Минтруда России от 18 марта 2021 г. № 140н и “Специалист электронного архива”, утвержденным приказом Минтруда России от 19 апреля 2018 г. № 266н.

В связи с проектами организаций по внедрению “1С:Архива” в Комплект документов включен Приказ о запуске в промышленную эксплуатацию системы хранения электронных документов “1С:Архив”. Приказ разграничивает зоны ответственности между службой Архива и службой информационных технологий в части эксплуатации системы электронного архива.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

Взаимоувязанное внедрение “1С:Документооборота 8”, “1С:Архива” и методики постановки документооборота и системы хранения документов, заложенной в Комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на эффективности внедрения информационных систем и на управлении предприятием в целом.

Методика управления документами и совместной работой опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:

Позволяет в сжатые сроки организовать документооборот и архивное хранение документов. Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов. Основана на функциональных возможностях “1С:Документооборота” и “1С:Архива” и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу. Может быть внедрена с минимальными доработками нормативных документов (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев). Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы. Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только процедуры традиционного делопроизводства и архива, но и формирует информационную среду для совместной работы сотрудников. Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления. Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления. Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала. Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации. Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО. Служит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

Если вам интересен этот продукт или решение — свяжитесь с нами, обсудим задачу, подберём комплектацию и оценим работу.

Связаться с нами