Что это за задача

Документооборот — это не хранилище файлов. Это ответ на четыре вопроса, которые в компании задают каждый день: где сейчас документ, кто его держит, когда истекает срок и какая версия действующая. Пока ответы добываются звонками, документооборота нет — есть общая папка.

Задача разбивается на понятные участки: договорная работа, входящая и исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы, поручения и контроль исполнения, внутренние регламенты с версионностью, архив с разграничением прав.

Как это обычно выглядит до проекта

Договор согласуется по почте, у пяти согласующих пять версий файла, финальную собирает юрист вручную.
Сроки согласования не заданы: документ лежит у согласующего столько, сколько лежит, и никто не получает сигнал.
Поручения раздаются на совещании и живут в блокнотах — контроль исполнения сводится к вопросу «а что там с тем поручением?».
Скан подписанного договора хранится у инициатора, бухгалтерия ищет его отдельно, при проверке восстановить комплект нельзя.
В распределённой компании филиалы работают по своим правилам, единого журнала регистрации нет.

Чем решается

1С:Документооборот 8 КОРП — базовое решение задачи. Карточка документа с реквизитами и связями, шаблоны и маршруты согласования (последовательные, параллельные, условные), сроки и автоматическая эскалация, поручения с контролем исполнения, регистрация корреспонденции, версионность файлов, полнотекстовый поиск, права доступа по грифам и рабочим группам, штрихкодирование и потоковое сканирование. Для сложной организационной структуры и холдингов — учёт по нескольким организациям в одной базе.
«1С:Документооборот государственного учреждения» — та же функциональность с учётом требований делопроизводства в госучреждениях: номенклатура дел, регистрационно-контрольные карточки, работа с обращениями граждан.
1С:Корпорация — когда ECM-контур покупается в одной поставке вместе с ERP, CPM и HRM, с готовыми обменами между конфигурациями.
1С:Интеграция КОРП — если документооборот должен обмениваться данными с учётными системами и внешними сервисами по единым правилам, а не набором точечных выгрузок.

Отдельный вопрос — юридически значимый обмен с контрагентами: «1С:Документооборот» работает в связке с сервисом «1С-ЭДО», поэтому подписанный документ попадает в карточку автоматически, без ручного сканирования.

Что входит в работы

Внедрение документооборота на две трети состоит не из настройки. Порядок такой: предпроектное обследование и описание процессов как есть → регламент и маршруты как надо → настройка шаблонов, ролей и прав → перенос действующих договоров и номенклатуры дел → обучение с разделением по ролям → опытная эксплуатация, в которой маршруты правятся по живой практике. Подробнее — на странице проектного внедрения.

К чему это приводит

Срок согласования становится измеримым: видно, у кого документ, сколько он там лежит и где систематически возникает задержка.
Действующая версия документа одна, и она в системе — вопрос «какая редакция актуальна» исчезает.
Поручение живёт с ответственным, сроком и статусом; отчёт по исполнительской дисциплине формируется из системы.
Комплект документов по договору собирается за минуту, включая переписку и историю согласования.

Как это выглядит на проектах

Документооборот — самая массовая наша задача: «1С:Документооборот КОРП» внедрён у заказчиков в энергетике, строительстве, фармацевтической рознице, промышленности и в государственных учреждениях.

ООО «ГЭХ Инжиниринг» — энергетическое строительство «под ключ», дочерняя компания «Газпром энергохолдинга». Отзыв заказчика.
Группа компаний «АККОРД» — управление договорной деятельностью и контроль исполнения обязательств в холдинговой структуре. Отзыв заказчика.
ГУП АО «Фармация» — розничная фармацевтическая сеть. Отзыв заказчика.
ООО «НАТС» — распределённая строительная компания, внедрение редакции 3.0. Отзыв заказчика.
ФГБУ «Авиаметтелеком Росгидромета» и ФГБУ «Центр системы мониторинга рыболовства и связи» — «1С:Документооборот государственного учреждения» в организациях с региональной сетью подразделений.

Полный список — в разделе «Заказчики», тексты отзывов — в разделе «Отзывы».

Документооборот