Внедрение 1С:Документооборот 3.0 в распределённой строительной компании

«Общество с ограниченной ответственностью «НАТС» выражает искреннюю благодарность команде ООО «АРТ САТЕРРА» за исключительно высокое качество выполненных работ и проявленный профессионализм в процессе внедрения системы электронного документооборота в нашей организации.

Наша компания осуществляет деятельность в сфере комплексного выполнения строительно-монтажных работ по объектам транспортной инфраструктуры, включая автомобильные дороги, автомагистрали, железнодорожные пути и объекты метрополитена. Учитывая территориально распределённую структуру подразделений организации по всей стране, высокую мобильность персонала и значительный объём работы в режиме командировок, перед нами стояла задача внедрения эффективного решения для электронного документооборота.

В результате совместного анализа с исполнителем был определён оптимальный программный продукт — 1С:Документооборот версии 3.0. Ключевыми задачами проекта являлись: проведение анализа и регламентация процессов документооборота, адаптация системы под требования к нашей договорной деятельности, реализация механизмов контроля бюджетных лимитов при обработке заявок на оплату расходов, а также обеспечение обмена с учётной системой для исключения дублирования операций со справочниками и документами.

Командой исполнителя была проведена работа, включающая разработку регламентов обработки автоматизируемых документов, комплексную настройку и адаптацию системы под наши бизнес-процессы, реализацию синхронизации и интеграции нормативно-справочной информации и документов, а также подготовку пользовательских инструкций.

За период использования система продемонстрировала себя как современное и функциональное решение с широким набором возможностей для управления документами и процессами организации, а также эффективной совместной работы сотрудников. С помощью системы электронного документооборота автоматизированы ключевые процессы: входящая и исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы, протоколы совещаний, служебные записки, командировки (от согласования служебной записки на командировку, получения подотчёта и бронирования проезда и проживания командируемого сотрудника, до сдачи авансового отчёта с интеграцией в 1С:Бухгалтерия), кадровые заявления, договорные документы с расширенным реквизитным составом и автоматическим созданием договоров в 1С:Бухгалтерия, заявки на оплату расходов с контролем лимитов и автоматическим созданием платёжных поручений, доверенности, претензионно-исковая работа.

Особенно следует отметить комплексный подход к договорной работе. Автоматизирован весь жизненный цикл договора — от инициации до исполнения. Расширен реквизитный состав договора (даты работ, статья затрат и ДДС, ЦФО, авансирование и график платежей, процент генподрядных услуг, процент гарантийных удержаний). 1С:Документооборот определён как мастер-система по договорам. Реализован автоматический расчёт полной суммы договора на основании всех дополнительных соглашений и сохранение истории изменений в обеих системах.

Значимым результатом стало внедрение модуля финансового планирования и контроля расходов: превентивный и динамический контроль лимитов при обработке заявок на оплату, окрашивание сумм, превышающих бюджет, автоматическое создание платёжных поручений в 1С:Бухгалтерии. Внедрена автоматическая синхронизация НСИ и организационной структуры с 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП.

Внедрение 1С:Документооборот 3.0 показало высокую эффективность и соответствие потребностям современной организации. Система обеспечивает комплексную автоматизацию документооборота, повышает прозрачность процессов, улучшает контроль исполнения и способствует формированию единого информационного пространства предприятия. Особенно следует отметить обмен данными с существующими учётными системами, что обеспечивает целостность информационной среды и исключает дублирование данных.»