Управление НСИ

Что это за задача

Нормативно-справочная информация — условно-постоянная часть данных компании: номенклатура, контрагенты, физические лица, статьи затрат и бюджетов, подразделения, основные средства, классификаторы. Она не относится к какому-то одному участку учёта, а лежит под всеми сразу, поэтому её качество определяет, можно ли вообще сопоставлять данные разных систем.

Проверка простая. Если одна и та же позиция заведена в справочнике три раза с разными названиями, то анализ закупочных цен по ней бессмысленен, остатки размазаны по трём карточкам, а консолидация по группе компаний даёт цифру, в которую никто не верит. Никакая аналитическая надстройка этого не лечит: она считает по тем данным, которые есть.

Задача управления НСИ — превратить справочники из свалки в актив: с правилами классификации и именования, с ответственными за ведение, с процедурой заведения и изменения записи и с механизмом доставки эталонных данных туда, где они используются.

Как это обычно выглядит до проекта

• Новую позицию заводит тот, кому она понадобилась, по правилам, которые он сам себе придумал.
• Дубли обнаруживаются случайно — обычно при инвентаризации или при попытке сравнить цены.
• В каждой системе группы свой справочник контрагентов, сопоставление делается в Excel по ИНН и по похожести названий.
• Изменение классификатора статей затрат никем не согласуется, поэтому исторические отчёты перестают сходиться.
• Данные, признанные эталонными, доставляются в другие системы выгрузками вручную и расходятся уже на следующей неделе.

Три схемы ведения

Способ организации НСИ выбирается под структуру компании, и от него зависит объём работ.

• Централизованное распространение. Эталон ведётся в одной системе, изменения распространяются в системы-потребители. Самая управляемая схема, требует дисциплины: заведение записи проходит через ответственного, а не через того, кто торопится.
• Консолидация. Записи ведутся на местах, а в центре собираются и сопоставляются. Применяется, когда изменить порядок ведения в бизнес-единицах нельзя, но нужна сводная аналитика.
• Гармонизация. Ведение остаётся распределённым, но правила единые, а расхождения выявляются и устраняются регламентной процедурой. Компромисс для холдингов с разнородными системами.

Чем решается

• 1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией — профильное решение класса Master Data Management: приём заявок на ведение записей, маршруты согласования, правила нормализации и проверки на дубли, эталонные карточки с атрибутивным составом по классам, ETL-процессы загрузки и выгрузки, распространение данных в системы-потребители. Подходит и распределённым холдингам, и одной компании с несколькими учётными системами.
• 1С:Интеграция КОРП — доставка данных: интеграционная шина с канонической моделью и гарантированной доставкой сообщений вместо набора точечных обменов, которые ломаются при каждом обновлении.
• 1С:Управление холдингом 8 — централизованное ведение НСИ в контуре управления группой, когда справочники нужны прежде всего для консолидации и казначейства.

К чему это приводит

• У каждой записи есть владелец и процедура заведения — справочник перестаёт расти неконтролируемо.
• Дубли устраняются разово при чистке и не появляются заново, потому что проверка встроена в процедуру заведения.
• Аналитика по номенклатуре и контрагентам становится осмысленной: история цен, остатки и обороты собираются по одной записи.
• Внутригрупповые обороты в консолидации исключаются автоматически, а не сверяются по названиям.
• Обмен между системами перестаёт быть источником расхождений.

Как это выглядит на проектах

• ОАО «БетЭлТранс» — единая база нормативно-справочной информации как отдельная предметная область комплексного проекта; на ней же строится консолидация плановых и фактических данных по предприятию. Отзыв заказчика.
• АО «Дороги и Мосты» — двусторонняя синхронизация НСИ и кадровых данных между «1С:ЗУП КОРП» и действующей учётной системой, единые должности и позиции штатного расписания для 14 филиалов. Отзыв заказчика.
• ОАО «ЭЛТЕЗА» — единые справочники восьми заводов как условие сквозного учёта затрат на изделие. Отзыв заказчика.

Управление НСИ почти никогда не бывает отдельным проектом — оно входит в управление холдингом, закупки и производственный учёт как обязательная часть.