Закупки

Что это за задача

Закупка начинается не с выбора поставщика, а с ответа на вопрос, что именно и когда потребуется. Если этот ответ формируется из плана производства, заказов клиентов и норм расхода, закупки становятся управляемым процессом. Если он формируется из служебных записок «срочно надо», управлять нечем: закупщик работает в режиме тушения пожаров, а экономия на цене съедается срочными доставками и неликвидами на складе.

Полный контур — это пять связанных участков: планирование потребности, выбор поставщика по прозрачным правилам, договор со спецификацией и условиями, контроль исполнения обязательств и приёмка с ордерной схемой на складе.

Как это обычно выглядит до проекта

• План закупок составляется от прошлого года и корректируется заявками, поступающими вне регламента.
• Поставщик выбирается по устной рекомендации, сравнение предложений нигде не фиксируется, обосновать выбор постфактум нечем.
• Одна и та же позиция заводится в номенклатуру трижды разными людьми — сравнить цены по истории закупок невозможно.
• Договор согласован в почте, спецификация живёт отдельным файлом, факт поставки сверяется с ней вручную.
• Срыв срока поставки обнаруживается, когда материал понадобился в цехе.
• Склад принимает по накладной без ордерной схемы, поэтому расхождение по количеству и качеству выясняется после оприходования.

Общая схема процессов

Контрольный контур на схеме — не украшение: план-фактный анализ исполнения договоров и квалификационные оценки поставщиков возвращаются в следующий цикл закупки и меняют перечень допущенных поставщиков.

Чем решается

• 1С:ERP Управление предприятием — планирование потребности от плана производства, заказов клиентов и норм расхода, заказы поставщикам, соглашения об условиях закупок, контроль цен и сроков, ордерная схема приёмки на складе, учёт расхождений, план-фактный анализ закупок и оценка поставщиков по исполнению договоров.
• 1С:Комплексная автоматизация — тот же закупочный контур в объёме, достаточном для среднего предприятия.
• 1С:Документооборот 8 КОРП — процедурная часть: согласование заявок на закупку, конкурентных процедур, договоров и дополнительных соглашений, хранение протоколов выбора поставщика, контроль сроков и поручений.
• 1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией — если справочник номенклатуры ведут несколько подразделений или несколько предприятий группы: правила именования, проверка дублей, эталонная позиция и распространение её в системы-потребители.

Платёжная часть закупки — авансы, лимиты, платёжный календарь — решается в казначейском контуре: заявка на оплату по договору поставки проверяется на лимит по статье бюджета автоматически.

К чему это приводит

• План закупок считается от реальной потребности, а срочные внеплановые закупки становятся видимым исключением, а не нормой.
• Выбор поставщика обоснован документально: предложения, критерии и протокол хранятся в системе.
• История цен по позиции доступна, потому что позиция в справочнике одна.
• Исполнение договора контролируется по срокам и объёмам, просрочка видна до того, как материал понадобился в производстве.
• Приёмка по ордерной схеме отделяет фактическое поступление от оприходования — расхождения фиксируются и разбираются, а не проходят молча.

Как это выглядит на проектах

• ЗАО «Новации и бизнес в энергетике» — комплексные поставки энергетического оборудования и материалов: управление закупками и поставками в «1С:ERP». Отзыв заказчика.
• ООО «КРОКУС НаноЭлектроника» — микроэлектронное производство: «1С:ERP» в связке с «1С:Документооборот КОРП» для договорной работы. Отзыв заказчика.
• ОАО «БетЭлТранс» — контроль расходных договоров и заявок на оплату с проверкой по бюджету в составе комплексного проекта. Отзыв заказчика.

Другие проекты — в разделе «Заказчики».