Внедрение 1С:Документооборот КОРП в ООО «ГЭХ Инжиниринг» (Газпром энергохолдинг)

«ООО «ГЭХ Инжиниринг» — дочерняя компания ООО «Газпром энергохолдинг», созданная в результате консолидации инжиниринговых активов ООО «Газпром энергохолдинг». В компании работают более 180 высококвалифицированных специалистов в области энергетического строительства. Основное направление деятельности компании — организация строительства крупных объектов электроэнергетики Группы Газпром «под ключ».

В компании до внедрения программного продукта «1С:Документооборот КОРП» использовалась другая система электронного документооборота. Эта система не охватывала весь перечень документов организации, многие документы продолжали обрабатываться только в бумажном виде, что существенно замедляло работу с ними и усложняло контроль над ходом их обработки. Работа с электронными документами также была достаточно сложной: ввиду отсутствия поддержки версионности для каждого изменения документа создавались новые электронные документы, что создавало дополнительные трудности с отслеживанием версий. Кроме того, используемая система не позволяла настраивать сложные маршруты движения документов и не позволяла необходимым образом настраивать права доступа сотрудников к документам.

Мы приняли решение о создании системы электронного документооборота на другом программном продукте. Для реализации потребностей по работе с документами была выбрана программа «1С:Документооборот КОРП», позволяющая настраивать гибкие процессы обработки документов, ограничивать доступ сотрудников к документам и задачам, обеспечить прозрачность статусов и движения документов, а также поддерживающая интеграцию с другими программами 1С. Кроме того, программа в ходе демонстраций ключевым специалистам была оценена нами как достаточно простая и интуитивно понятная в использовании.

Для реализации проекта в ходе открытого конкурса была отобрана компания ООО «АРТ САТЕРРА», имеющая многолетний успешный опыт работы в реализации проектов по внедрению программных продуктов 1С, а также положительные отзывы клиентов.

В ходе реализации проекта совместно со специалистами подрядчика мы пересмотрели и оптимизировали практически все процессы документооборота компании: обработка входящей и исходящей корреспонденции; оборот организационно-распорядительной документации, внутренняя переписка, архивная работа; оборот технической документации; закупочные процедуры и договорная работа; обработка некоторых бухгалтерских документов; заявки на обслуживание; обработка некоторых кадровых документов.

Созданная система электронного документооборота была бесшовно интегрирована с модифицированными системами «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Зарплата и управление персоналом», были синхронизированы справочники всех трёх систем, появилась возможность работы в учётных системах с процессами и задачами «1С:Документооборот». В результате обеспечена возможность создания в системе документооборота договоров и бухгалтерских документов непосредственно из учётной системы с передачей печатных форм, и наоборот — из системы документооборота можно передавать документы в «1С:УПП». С «1С:ЗУП» реализован двухсторонний обмен приказами о приёме работника на работу.

По настроенным процессам обработки документов, правилам работы пользователей в системе, новшествам в работе интегрированных систем были проведены консультационные семинары для работников компании, предоставлены необходимые инструкции, в ходе опытно-промышленной эксплуатации со стороны подрядной компании организовано сопровождение пользователей всех систем.

«1С:Документооборот КОРП» позволил повысить прозрачность работы и исполнительскую дисциплину сотрудников. Мы получили следующие улучшения в результате внедрения системы: сокращение трудоёмкости обработки документов на 28%; сокращение сроков обработки документов на 25% (в среднем, по отдельным видам документов — до 40%); практически полное исключение инцидентов, связанных с потерей документов и их некорректной обработкой; экономия бумаги — не менее 3000 листов ежемесячно.

С 01 сентября 2022 года система переведена в промышленную эксплуатацию. В настоящее время в системе работает 110 пользователей компании. Оценка внедрённой системы по пятибалльной шкале: соответствие «1С:Документооборот КОРП» потребностям организации — 5; удобство работы с программой — 5; качество работы подрядчика — 5. ООО «ГЭХ Инжиниринг» рекомендует коллегам продукт «1С:Документооборот КОРП» для создания систем электронного документооборота и управления процессами организации.»