ГК «Масштаб»

«ЗАО «Масштаб» является одним из крупнейших операторов Подмосковья по реализации строительных, девелоперских, инвестиционных и риелторских проектов. В силу большого объема деятельности, сложности внутренних процессов обработки отдельных видов документов и необходимости контролировать исполнение поручений мы приняли решение о создании системы электронного документооборота в компании. Мы выделили функции и процессы, наиболее важные для нашей работы: Централизованное хранение и быстрый поиск необходимых документов; Контроль процесса согласования договоров; Контроль процесса согласования платежей; Контроль поручений; Работа с входящими и исходящими документами. Для решения задачи был выбран продукт «1С:Документооборот КОРП». На выбор продукта повлияли такие факторы, как известность продуктов фирмы 1С, их стоимость, функционал системы, подходящий для крупных компаний, а также то, что программа имеет открытый код, активно развивается производителем и может быть легко доработана под наши нужды. В результате проведенного конкурса по выбору подрядчика нами была выбрана компания «АРТ САТЕРРА», предложившая наилучшие условия реализации проекта. В ходе организованных «АРТ САТЕРРА» референсных встреч на предприятиях аналогичного масштаба мы также убедились в высоком качестве реализованных проектов и опыте сотрудников «АРТ САТЕРРА». Специалисты компании «АРТ САТЕРРА» произвели полный цикл работ, необходимых для запуска системы «под ключ»: установили программу, настроили доступ через Web  интрефейс, спроектировали наши бизнес-процессы и подготовили регламенты их выполнения, выполнили настройку программы в соответствии с разработанными регламентами, произвели обучение пользователей, а также осуществили поддержку системы на этапе опытной эксплуатации. Следует отметить, что все шаги по внедрению продукта выполнялись в тесном контакте с нашими специалистами, что позволило наиболее полно переложить все необходимые нашей компании процессы в функционал программного продукта. В ходе проекта были произведены следующие работы: Описание и оптимизация процессов согласования договоров и платежей, подготовка регламента процессов; Разработка структуры нормативно справочной информации (виды документов, связи видов документов, группы внутренних документов и файлов, структура предприятия и пр.); Настройка системы для ведения документооборота от ввода нормативно-справочной информации до настройки сложных комплексных процессов согласования договоров и платежей; Обучение ключевых пользователей системы, подготовка «инструкторов» из числа сотрудников нашей организации, обучивших остальных сотрудников нашей организации; Поддержка системы на этапе опытной эксплуатации: консультирование пользователей на рабочих местах, а также через helpdesk исполнителя. В результате проекта создана и эксплуатируется система, реализующая следующие функции: Учет входящих, исходящих и внутренних документов; Хранилище всех видов документов, с разделением прав доступа и версионности, полнотекстовый поиск; Комплексный процесс учета и согласования договоров; Комплексный процесс согласования документов на оплату и реестров платежей; Процессы учета и контроля исполнения поручений. Журнал учета передачи документов Получение отчетности по контролю поручений, по срокам исполнения, по срокам согласования и т.д. Промышленная эксплуатация созданной системы была начата 14 апреля 2014 года. В настоящее время автоматизировано 210 рабочих мест, планируется дальнейшее расширение системы. Поддержка системы осуществляется собственными силами, с привлечением «АРТ САТЕРРА» для решения серьезных задач. Оценка внедренной информационной системы по 5-ти балльной шкале: Соответствие ПП потребностям организации – 4; Удобство работы с программой – 5; Качество работы ООО «АРТ САТЕРРА» - 5; Рекомендуем коллегам использовать «1С:Документооборот» для создания систем электронного документооборота. Топ-менеджмент компании уже на этапе опытной эксплуатации увидел реальную пользу системы в решении бизнес-задач. Руководство компании получило удобный инструмент по работе с договорами и платежами, а также мощное средство контроля исполнения поручений. В результате использования системы существенно снижена трудоемкость выполнения перечисленных процессов, и практически сведены на «нет» ошибки, вызванные человеческим фактором. Благодарим компанию «АРТ САТЕРРА» за труд и рассчитываем на продолжение сотрудничества. Отзыв разрешается публиковать и использовать в маркетинговых целях.»