Внедрение 1С:Документооборот КОРП в АНО «Оргкомитет «Волейбол-2022»

«АНО «Оргкомитет «Волейбол-2022» создан в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 20.05.2019 № 982-р для подготовки и проведения в 2022 году Чемпионата мира по волейболу ФИВБ в России.

Перед организацией стояла задача обеспечения работы с документами в условиях ограниченного времени на реализацию проекта, отсутствия устоявшихся процедур документооборота и планируемого постоянного прироста численности сотрудников, в том числе территориально распределённых. Для предотвращения ошибок в работе с документами, увеличения скорости их обработки, а также упрощения совместной работы сотрудников было принято решение о внедрении электронного документооборота.

Для решения задачи был выбран продукт «1С:Документооборот КОРП». На выбор повлияли широкие функциональные возможности продукта, наличие необходимых механизмов «из коробки», возможность настройки под наши процессы без программирования, а также присутствие на рынке опытного партнёра — ООО «АРТ САТЕРРА».

Специалисты исполнителя произвели полный цикл работ, необходимых для запуска системы «под ключ»: провели аудит процессов Оргкомитета; разработали регламенты процессов и положение о системе электронного документооборота; выполнили настройку программы в соответствии с установленными требованиями; провели обучение сотрудников и опытную эксплуатацию системы.

Следует отметить, что все шаги по внедрению продукта выполнялись с привлечением наших ключевых специалистов, что позволило наиболее полно учесть потребности Оргкомитета при создании регламентов и настройке программного продукта. Для проекта были выделены и привлечены ключевые сотрудники со стороны заказчика, что обеспечило быстрое принятие решений и качественное согласование настроек.

В результате реализации проекта организовано единое хранилище документов Оргкомитета с разграничением доступа, обеспечивающее мгновенный доступ ко всем документам, необходимым сотрудникам в ходе работы. Увеличена скорость работы с документами: документы оперативно доводятся до сотрудников без особых усилий по их распространению. Снижено количество ошибок при работе с документами.

В результате внедрения «1С:Документооборот КОРП» были достигнуты следующие результаты: сокращение времени выполнения процессов в системе до 50%; снижение числа невынужденных ошибок до 90%; существенное упрощение взаимодействия с удалёнными подразделениями, обеспечение возможности контроля над их деятельностью.»