ЗАО «Масштаб» является одним из крупнейших операторов Подмосковья по реализации строительных, девелоперских, инвестиционных и риелторских проектов.
В силу большого объема деятельности, сложности внутренних процессов обработки отдельных видов документов и необходимости контролировать исполнение поручений мы приняли решение о создании системы электронного документооборота в компании. Мы выделили функции и процессы, наиболее важные для нашей работы:
- Централизованное хранение и быстрый поиск необходимых документов;
- Контроль процесса согласования договоров;
- Контроль процесса согласования платежей;
- Контроль поручений;
- Работа с входящими и исходящими документами.
Для решения задачи был выбран продукт «1С:Документооборот КОРП». На выбор продукта повлияли такие факторы, как известность продуктов фирмы 1С, их стоимость, функционал системы, подходящий для крупных компаний, а также то, что программа имеет открытый код, активно развивается производителем и может быть легко доработана под наши нужды.
В результате проведенного конкурса по выбору подрядчика нами была выбрана компания «АРТ саТерра», предложившая наилучшие условия реализации проекта. В ходе организованных «АРТ саТерра» референсных встреч на предприятиях аналогичного масштаба мы также убедились в высоком качестве реализованных проектов и опыте сотрудников «АРТ саТерра».
Специалисты компании «АРТ саТерра» произвели полный цикл работ, необходимых для запуска системы «под ключ»: установили программу, настроили доступ через Web интрефейс, спроектировали наши бизнес-процессы и подготовили регламенты их выполнения, выполнили настройку программы в соответствии с разработанными регламентами, произвели обучение пользователей, а также осуществили поддержку системы на этапе опытной эксплуатации. Следует отметить, что все шаги по внедрению продукта выполнялись в тесном контакте с нашими специалистами, что позволило наиболее полно переложить все необходимые нашей компании процессы в функционал программного продукта.
В ходе проекта были произведены следующие работы:
- Описание и оптимизация процессов согласования договоров и платежей, подготовка регламента процессов;
- Разработка структуры нормативно справочной информации (виды документов, связи видов документов, группы внутренних документов и файлов, структура предприятия и пр.);
- Настройка системы для ведения документооборота от ввода нормативно-справочной информации до настройки сложных комплексных процессов согласования договоров и платежей;
- Обучение ключевых пользователей системы, подготовка «инструкторов» из числа сотрудников нашей организации, обучивших остальных сотрудников нашей организации;
- Поддержка системы на этапе опытной эксплуатации: консультирование пользователей на рабочих местах, а также через helpdesk исполнителя.
В результате проекта создана и эксплуатируется система, реализующая следующие функции:
- Учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- Хранилище всех видов документов, с разделением прав доступа и версионности, полнотекстовый поиск;
- Комплексный процесс учета и согласования договоров;
- Комплексный процесс согласования документов на оплату и реестров платежей;
- Процессы учета и контроля исполнения поручений.
- Журнал учета передачи документов
- Получение отчетности по контролю поручений, по срокам исполнения, по срокам согласования и т.д.
Промышленная эксплуатация созданной системы была начата 14 апреля 2014 года. В настоящее время автоматизировано 210 рабочих мест, планируется дальнейшее расширение системы. Поддержка системы осуществляется собственными силами, с привлечением «АРТ саТерра» для решения серьезных задач.
Оценка внедренной информационной системы по 5-ти балльной шкале:
- Соответствие ПП потребностям организации – 4;
- Удобство работы с программой – 5;
- Качество работы ООО «АРТ саТерра» - 5;
- Рекомендуем коллегам использовать «1С:Документооборот» для создания систем электронного документооборота.
Топ-менеджмент компании уже на этапе опытной эксплуатации увидел реальную пользу системы в решении бизнес-задач. Руководство компании получило удобный инструмент по работе с договорами и платежами, а также мощное средство контроля исполнения поручений. В результате использования системы существенно снижена трудоемкость выполнения перечисленных процессов, и практически сведены на «нет» ошибки, вызванные человеческим фактором.
Благодарим компанию «АРТ саТерра» за труд и рассчитываем на продолжение сотрудничества. Отзыв разрешается публиковать и использовать в маркетинговых целях.